会議とスケジュール知識の一問一答

定例会議の開催案内メールを送る際、効率化のために添付すべきファイルはどれか。

• ①前回の会議で決定した議事録と、今回の話し合いの議題（アジェンダ）
• ②過去1年分の全ての議事録と、関連するプロジェクトの全データ
• ③会議室の利用規約や、社内のセキュリティポリシーに関するマニュアル
• ④会議中にメモを取るための、会社指定の白紙のフォーマット

上司のスケジュールの「仮押さえ」とはどういう状態か。

• ①相手からの返答待ち等の段階で、他の予定が入らないよう時間を確保しておくこと
• ②社内のシステム上で、会議室の予約だけを完了させ、参加者にはまだ通知していない状態
• ③一度決まったら、どのような重要案件が入っても絶対に変更しないという強い意思表示
• ④相手を安心させるために伝える、実際には全く存在していないダミーの予定

会議における「オブザーバー」とはどのような立場の参加者か。

• ①議決権（決定権）は持たないが、専門家として意見を求められた際などに発言する参加者
• ②会議の進行をすべて一人で完全に取り仕切り、最終的な決定権もすべてを握っている議長
• ③一言も発言をしてはならず、ただ後方の席で座って記録を取るだけの書記係
• ④会議が紛糾した際に、中立の立場から強制的に結論をまとめてしまう調停役

「根回し」の本来の意味として適切なビジネス行動はどれか。

• ①会議での決定を円滑にするため、事前にキーマンに説明し内諾を得ておくこと
• ②自分の意見を通すため、反対派の社員を会議に呼ばないよう裏工作をすること
• ③会議が長引かないよう、あらかじめ決定事項を議事録に書いて配布しておくこと
• ④会議終了後に、決定事項に対して不満を持つ人たちを個別に説得して回ること

テレビ会議（Web会議）で「ハウリング」が起きる原因と対策はどれか。

• ①スピーカーの音をマイクが拾ってループすることが原因。イヤホンを使用して防ぐ。
• ②インターネット回線の速度不足が原因。有線LANケーブルに接続し直して防ぐ。
• ③カメラの画素数が高すぎることが原因。映像の解像度の設定を低くして防ぐ。
• ④マイクが故障していることが原因。PCを再起動するか、新しいマイクを購入する。

スケジューリングにおいて「マイルストーン」とは何か。

• ①プロジェクトの進捗を管理するための、重要な節目や中間目標地点
• ②毎日、毎週行われる変更不可能なルーチンワークのスケジュール
• ③絶対に遅れることが許されない、クライアントへの最終的な納品日
• ④プロジェクトを開始する前に設定しておく、全体の予算の上限額

会議の「招集通知」は原則としていつまでに出すべきか。

• ①出席者が資料を読み込むなどの準備ができるよう、数日から1週間前までに送る
• ②忘れてしまうことを完全に防ぐために、会議の前日の夕方に一斉送信する
• ③役員のスケジュールを押さえるために、必ず1ヶ月以上前に確定して送る
• ④集まりが悪いと困るので、会議が始まる1時間前にリマインドとして送っておく

上司がダブルブッキングした場合、優先順位の判断基準として「先約優先」以外に考慮すべきはどれか。

• ①相手との関係性や用件の重要度・緊急度、および日程の再調整が可能かどうか
• ②会議や会食の相手が、役職が上であるか下であるかというヒエラルキーのみ
• ③会議の開催場所が、自分たちのオフィスから近く移動が楽であるかどうか
• ④自分が先に受けてしまった仕事であるため、絶対に先約を優先して後約を断る

会議室の予約で、終了時間ギリギリまで使うことの弊害はどれか。

• ①片付けの時間がなく、次の利用者が入室できずに会議の開始が遅れる原因になる
• ②予約時間を1分でも過ぎると、ペナルティとして高額な延長料金が発生する
• ③システムの制御によって、時間ピッタリに部屋の照明と空調が強制的に終了する
• ④ギリギリまで議論を白熱させたとしても、特に誰にも迷惑はかからない

スケジュール表にある「NR」という略語の意味はどれか。

• ①No Return（外出先から会社に戻らず、そのまま自宅へ直帰すること）
• ②No Reply（この予定に関するメールには、返信をしなくてよいこと）
• ③No Reserve（会議室やレストランなどの予約がまだ完了していないこと）
• ④Next Room（次の会議は、隣の部屋に移動して行われること）