Question 1

洋室での席次を考えるときの最も基本となる原則はどれか。

Accepted Answer

出入り口から最も遠い席が上座。席次の最も基本となる原則は「出入り口から遠いほど上座」です。人の出入りに煩わされず落ち着いて座れる位置を上位者に譲る、という考え方に基づいています。この一つの原則を覚えておけば、応接室・会議室・エレベーターなど多くの場面を同じ理屈で判断できます（車内は誰が運転するかで考え方が変わります）。応接室なら奥の席、会議室なら入り口から最も遠い中央の席が上座です。実務では、これに「長椅子は一人掛けより格が上」「和室では床の間に近い席を優先する」といった補正が加わりますが、まず出入り口からの距離で当たりを付け、次に椅子の格や部屋の造りを見る、という順で考えると迷いません。他の選択肢について：・窓に近い席：眺望のよい部屋では結果的に一致することもありますが、原則ではありません・時計が見える席：席次を決める基準として用いられることはありません・面積が広い側：部屋の形状で上座が決まるという考え方はありません

Question 2

長椅子と一人掛けの椅子がある応接室で、来客に勧める席はどれか。

Accepted Answer

出入り口から遠い側にある長椅子を勧める。応接室では、椅子の格として長椅子（ソファー）が一人掛けより上位とされます。そのうえで出入り口から遠い位置ほど上座になるため、奥に置かれた長椅子が最上位の席となり、来客にはここを勧めます。考える順序は、まず出入り口からの距離で奥か手前かを決め、次に椅子の格で並びの中の順位を決める、という二段構えです。長椅子が上位とされるのは、ゆったり座れて格式が高い椅子と扱われてきたためで、複数の来客があれば長椅子の奥側から順に座っていただきます。来客が椅子を選びかねているときは「どうぞこちらへ」と手のひらで席を示すと、迷わせずに済みます。他の選択肢について：・近い側の長椅子：椅子の格は上でも、出入り口に近く下座の位置に当たります・遠い側の一人掛け：位置は上位ですが、椅子の格が長椅子に劣ります・上司の正面：正面かどうかは席次の基準ではなく、配置によっては下座になります

Question 3

廊下で来客を案内するときの、案内者の基本的な位置取りはどれか。

Accepted Answer

来客の斜め前、二、三歩先を歩く。案内者は来客の斜め前、二、三歩先を歩いて進む道を示します。来客には廊下の中央を歩いていただき、案内者は端を歩きます。斜め前という位置には理由があります。真正面に立つと来客の視界をふさぎ、真横だと道を示す役目を果たせず、後ろに下がると道順を知らない来客を先に歩かせることになるためです。斜め前なら、来客の歩調を目の端で確かめながら進む方向を示せます。あわせて、時々振り返って歩調を合わせる、曲がり角や段差の手前でいったん止まり、指を揃えた手のひら全体で方向を示す、という動作を組み合わせます。他の選択肢について：・真横に並んで歩く：対等な立場の歩き方であり、案内している形になりません・斜め後ろに下がって続く：道順を知らない来客を先に歩かせることになります・真後ろを歩いて付き従う：追い越す動きが生じ、来客の進行を妨げます

Question 4

運転手が運転する車に上司と同乗するときの、一般的な席次の考え方はどれか。

Accepted Answer

運転席の後ろが最上位、助手席が最下位。運転手が運転する車では、運転席の後ろが最上位で、次が助手席の後ろ、三番目が後部座席の中央、助手席が最下位というのが一般的な考え方です。運転席の後ろは、落ち着いて座れる位置として最上位に扱われます。一方の助手席は、行き先を伝えたり料金を支払ったりする世話役の席なので、秘書や随行者が座ります。ただし上司自身が運転する車では考え方が変わり、隣に座って話し相手になる助手席が上位の席になります。誰が運転するかで入れ替わる点に注意します。他の選択肢について：・助手席が最上位：上司自身が運転する場合の考え方で、運転手がいる車では逆になります・後部座席の中央が最上位：両側を挟まれて窮屈な位置であり、上位とはされません・席次の区別はない：車内にも席次はあり、乗る順序で決まるものではありません

Question 5

誰も乗っていないエレベーターに来客を案内するときの、基本的な動作はどれか。

Accepted Answer

案内者が先に乗り、来客を招き入れる。誰も乗っていないエレベーターでは、案内者が先に乗り込んで「開」のボタンを押さえ、扉を安全に保ったまま来客を招き入れます。先に乗るのは、扉が閉まって来客を挟む事故を防ぐためです。操作盤の前は扉の開閉や行き先の操作を担う位置なので下座に当たり、案内者がここに立ちます。降りるときは「開」を押さえたまま「どうぞ」と声をかけ、来客に先に降りていただきます。なお、すでに人が乗っているエレベーターでは、扉を押さえる人がいるため来客に先に乗っていただき、案内者が後から乗り込みます。無人かどうかで動作が変わる点が要点です。他の選択肢について：・来客に先に乗っていただく：扉が閉まる恐れがあり、無人時の対応としては不適切です・並んで同時に乗る：入り口で並ぶ形になり、来客の動線を妨げます・案内者が乗らない：案内が途切れてしまい、行き先の操作も行えません

Question 6

受付で来客を迎えたときに、まず取るべき対応として最も適切なものはどれか。

Accepted Answer

立ち上がって挨拶し、約束の有無を確かめる。来客を迎えるときは必ず立ち上がって挨拶し、会社名と名前、名指し人、そして約束の有無を確認します。約束の有無を最初に押さえるのは、その後の対応が大きく分かれるからです。約束があれば「お待ちしておりました」と迎えてすぐ取り次ぎ、なければ名指し人の意向を確かめてから返答することになります。座ったままの応対は、相手を軽んじている印象を与えるため避けます。また、用件の中身にまで踏み込んで尋ねるのは詮索になりますが、約束のない来客には取り次ぎの判断に必要な範囲で用件を伺います。他の選択肢について：・用件を詳しく尋ねる：立たずに応対している点に加え、詮索は不快感を与えます・在席状況を先に伝える：誰への来訪か分からないうちに社内の状況を明かすことになります・記帳を先に依頼する：座ったままの応対であり、挨拶より事務を優先しています

Question 7

初対面の相手と名刺交換をするとき、原則として先に名刺を差し出すのはどちらか。

Accepted Answer

訪問した側や立場が下の人が先に出す。名刺は訪問した側から、また立場が下の側から先に差し出すのが原則です。これは、こちらから会いに来た側が先に名乗るのが自然だという考え方によるものです。上司に同行しているときは上司が先に交換し、秘書はその後に続きます。差し出すときは、名前が相手から読める向きにして両手で持ち、胸の高さで社名と氏名を名乗ります。同時に差し出し合う場合は、右手で自分の名刺を渡しながら左手で相手の名刺を受け、受け取ったらすぐしまわず、着席後は名刺入れの上に置いて名前を確かめながら話します。他の選択肢について：・訪問を受けた側が先：迎える側が先に出すのは原則と逆で、順序が入れ替わっています・最も若い人が先：判断の基準は年齢ではなく、訪問した側かどうかと立場の上下です・先に挨拶の声をかけた人が先：挨拶の順序と、名刺を差し出す順序は連動しません

Question 8

来客と自社の上司が同席している席へお茶を出すときの、基本的な順序はどれか。

Accepted Answer

来客の上位者から先に出し、次に自社側へ。お茶は来客側を優先し、来客の中でも上位者から順に出します。来客側が終わってから自社側に移り、自社内も上位者から順に出します。身内より客をもてなす、という接遇の考え方がそのまま順序に表れたものです。相手の役職が分からないときは、上座に座っている人から出せば席次の原則に沿った順序になるため、迷ったらこの方法で判断します。出すときは相手の右後ろから「失礼いたします」と声をかけ、茶たくごと両手で置きます。書類が広げられている場合は、邪魔にならない位置に置いて構いません。他の選択肢について：・自社の上司から先：身内を来客より先に扱うことになり、接遇として不適切です・席順どおりに出す：出入り口に近い席は下座であり、下位の人から出す形になります・年齢が高い人から：判断の基準は見た目の年齢ではなく、立場と席次です

Question 9

ビジネスの場で用いるお辞儀のうち、廊下ですれ違うときなどに用いる、上体を約十五度傾ける最も軽いお辞儀を何というか。

Accepted Answer

会釈。お辞儀は上体を傾ける角度によって三種類に分けられ、約十五度が会釈、約三十度が敬礼（普通礼）、約四十五度が最敬礼です。使い分けは場面で決まります。会釈は廊下ですれ違うときや部屋を出入りするとき、敬礼は来客の出迎えや見送り、他社を訪問して挨拶するときに用います。最敬礼は深い感謝やお詫び、改まった場での挨拶に用います。どの角度でも、背筋を伸ばしたまま腰から上体を折り、いったん静止してからゆっくり上体を戻すと丁寧に見えます。言葉を述べてからお辞儀をする形にすると、挨拶がはっきり伝わります。他の選択肢について：・敬礼：約三十度のお辞儀で、来客の出迎えや見送りに用いる標準的な礼です・最敬礼：約四十五度の最も深いお辞儀で、深い謝意やお詫びを表すときに用います・拝礼：神仏を拝む際の作法を指す語で、ビジネスの場での分類ではありません

Question 10

約束のない来客が上司を訪ねてきた。秘書の対応として最も適切なものはどれか。

Accepted Answer

会社名と用件を尋ね、上司の意向を確かめる。約束のない来客でも、まず会社名・名前・用件を伺い、取り次ぐかどうかは上司の意向を確かめてから決めます。会うか会わないかを判断するのは上司であり、秘書が独断で決めてよい事柄ではありません。秘書の役割は、上司が判断できるように必要な情報をそろえて伝えることです。伺うときは「あいにく立て込んでおりまして」などと即答を避けたうえで確認に向かい、会えない場合も「本日は都合がつきかねます」と伝えて代わりの日程や担当者につなぎます。断る場合でも、誰が何の用件で来たかは必ず上司に報告します。他の選択肢について：・その場で断る：秘書の独断で来客を断ることになり、上司の判断の機会を奪います・そのまま応接室へ通す：上司の予定や意向を確かめておらず、これも独断です・名前を聞かない：誰が訪ねてきたかを報告できず、後の対応に支障が出ます

基礎-2 来客応対と案内・席次の基本の一問一答