Question 1

社外文書の一般的な構成として、正しい順序はどれか。

Accepted Answer

前付け（日付・宛名・発信者名）、本文、付記（記書きなど）。社外文書は、前付け→本文→付記の順に組み立てます。前付けには文書番号・発信日付・受信者名・発信者名、本文には件名・頭語・前文・主文・末文・結語、付記には記書き・追伸・担当者名が入ります。この形が決まっているのは、読み手が必要な情報を探しやすくするためです。いつ・誰から誰に宛てた文書かが冒頭で分かり、次に用件、最後に日時や場所などの細目、という流れになります。実務では担当者名と連絡先を付記に入れておくと、問い合わせがすぐ届きます。書き出す前にこの三つの枠を思い浮かべ、どの情報をどこに入れるかを決めてから書くと、抜けのない文書になります。他の選択肢について：・本文が先：宛名や発信者が分からないまま本文が始まることになります・付記が本文の前：記書きは本文を補うもので、本文より前には置きません・前付けが最後：日付や宛名は冒頭に置くのが文書の形式です

Question 2

社外文書で頭語に「拝啓」を用いた場合、末尾に置く結語として正しいものはどれか。

Accepted Answer

敬具。頭語と結語は決まった組み合わせで用い、「拝啓」には「敬具」が対応します。主な組み合わせは、通常の文書が「拝啓－敬具」、改まった文書が「謹啓－謹白（謹言）」、前文を省く略式が「前略－草々」、返信が「拝復－敬具」です。頭語の後には「時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます」といった前文が続き、結語は本文の最後に右寄せで書きます。急ぎの用件で前文を省くときは「前略」を使い、この場合は時候の挨拶も書きません。組み合わせを取り違えると形式の乱れた文書になるため、頭語と結語は必ず対にして覚えます。なお、お悔やみ状や災害見舞いのように前置きを述べる余裕がない文書では、頭語そのものを省くこともあります。他の選択肢について：・拝復：これは結語ではなく、返信の際に用いる頭語です・草々：前文を省く「前略」「冠省」に対応する結語です・謹白：より改まった頭語である「謹啓」に対応する結語です

Question 3

社内文書を作成するときの書き方の基本として正しいものはどれか。

Accepted Answer

頭語や挨拶を省き、末尾を「以上」で結ぶ。社内文書では頭語・結語・時候の挨拶といった儀礼的な前文を省き、要点を簡潔に伝えて末尾を「以上」で結びます。同じ組織の中でのやり取りなので、儀礼よりも正確さと分かりやすさが優先されるためです。敬語も過度には用いず、「〜してください」程度の丁寧さで足ります。件名で内容が分かるようにし、日時・場所・提出期限などは記書きにして箇条書きで示すと、読み手が短時間で把握できます。一方、社外文書は会社を代表して出すものなので、頭語・前文を整えた形式にします。相手が社内か社外かで書き分ける、と押さえておきます。他の選択肢について：・社外文書と同じ形式：儀礼的な要素が多く、社内文書としては冗長です・時候の挨拶だけ書く：省くべき前文を残しており、形式としても不統一です・末尾に礼の言葉を添える：社内文書に定型として求められるものではありません

Question 4

文書の末尾に「記」と書いて日時や場所などを箇条書きで示すとき、その部分の締めくくり方として正しいものはどれか。

Accepted Answer

右寄せで「以上」と書いて締める。記書きは、中央に「記」と書いてから日時・場所・議題などを箇条書きで並べ、最後に右寄せで「以上」と書いて締めます。「記」と「以上」は必ず対で用いる決まりです。この形にするのは、どこからどこまでが細目なのかを一目で示すためです。「記」が始まりの合図、「以上」が終わりの合図になり、読み手は箇条書きの範囲を迷わず把握できます。会議の案内であれば、日時・場所・議題・持参物を一項目ずつ改行して並べます。なお、社外文書で本文に「敬具」を書いた場合でも、その後に記書きを置くことができ、締めくくりはやはり「以上」になります。他の選択肢について：・敬具で締める：「敬具」は頭語に対応する結語で、記書きの締めには用いません・記を再び書く：「記」は箇条書きの始まりを示す語で、繰り返して用いません・何も書かない：どこまでが記書きか分からず、形式として不完全です

Question 5

宛名に用いる敬称の使い方として、正しいものはどれか。

Accepted Answer

組織宛は「御中」、個人宛は「様」。「御中」は会社・団体・部署など組織宛に、「様」は個人宛に用います。「御中」は「その中のどなたか」に宛てる意味なので、受け取る人が特定されていない組織宛に使います。個人名まで書くときは受け手が決まっているので「様」だけにし、「〇〇株式会社御中 田中様」のように二つを重ねることはしません。正しくは「〇〇株式会社 営業部 田中一郎様」と書きます。役職を添える場合は「〇〇株式会社 営業部長 田中一郎様」とし、「部長様」とはしません。敬称は重ねない、という一点で全体を整理できます。他の選択肢について：・組織に様、個人に御中：用法が逆転しており、どちらも誤った使い方です・常に御中だけ：個人宛に「御中」を用いるのは誤りです・御中様と重ねる：敬称を二つ重ねた形で、このような書き方は存在しません

Question 6

同じ文書を大勢の人へ同時に出すときに用いる「各位」の使い方として、正しいものはどれか。

Accepted Answer

「関係者各位」とし、敬称は重ねない。「各位」は「皆さま」に当たる語で、それ自体に敬意が含まれています。したがって「各位様」「各位殿」のように別の敬称を重ねるのは誤りで、「社員各位」「関係者各位」「お取引先各位」のように用います。同じ内容の文書を大勢に同時に出すときに使う宛名で、社内の通知や案内状でよく用います。誰に宛てたものかが分かるよう「営業部員各位」「ご出席者各位」のように、対象を示す語を前に付けるのが一般的です。「お客様各位」は、「様」と「各位」が重なるものの慣用として広く使われています。敬称は重ねないという原則と、この慣用とを区別して覚えておきます。他の選択肢について：・各位様：敬称が重複しており、誤った書き方です・各位殿：これも敬称の重複で、宛先が個人か組織かの問題ではありません・各位御中：組織宛の敬称を重ねた形で、やはり誤りです

Question 7

書類を封筒で送る際、封筒の表面の左下に「請求書在中」と朱書きする目的として正しいものはどれか。

Accepted Answer

中身を示して仕分けを助けるため。「〇〇在中」は外脇付けの一つで、封を開けなくても中身の種類が分かるようにし、受け取った側が担当部署へ速やかに回せるようにするものです。会社には毎日多くの郵便物が届き、まず担当ごとに仕分けられます。「請求書在中」「履歴書在中」「見積書在中」と書いておけば、その場で仕分けができ、開封が後回しになって処理が遅れる事態を防げます。書き方は、封筒の表面左下に目立つよう朱書きし、線で囲みます。同じ外脇付けでも、名宛人本人に開けてほしいときは「親展」、急ぎであれば「至急」と書き、それぞれ意味が異なる点に注意します。他の選択肢について：・本人以外は開封できない：それを示すのは「親展」で、意味が異なります・配達を早くする：配達を速めるには速達とする必要があり、表書きでは実現しません・賠償を受けやすくする：賠償は書留などの記録扱いによるもので、表書きとは無関係です

Question 8

現金を郵便で送る必要が生じたときの、正しい送り方はどれか。

Accepted Answer

現金書留とし、専用の封筒で差し出す。現金を郵送するときは現金書留を用い、郵便局で扱う専用の封筒に入れて差し出します。ポストへの投かんではなく、窓口で差し出す扱いです。書留は引受けから配達までの送達過程が記録され、万一の事故のときは、差出しの際に申し出た損害要償額の範囲内で実損額が賠償されます。現金書留の損害要償額は五十万円までとされているため、それを超える金額は郵送に向きません。専用封筒はご祝儀袋や不祝儀袋が入る大きさのものもあり、慶弔の現金を送るときにも同じ扱いを使います。現金を普通郵便で送ることは認められていません。他の選択肢について：・簡易書留：記録は残りますが、現金を送るための扱いではありません・速達扱い：配達を速める扱いにすぎず、現金の送付方法にはなりません・普通郵便：現金の送付方法として認められておらず、賠償の対象にもなりません

Question 9

「〇〇行」と印刷された返信用の往復はがきに記入して返すとき、宛名の書き直し方として正しいものはどれか。

Accepted Answer

二重線で消し、「様」や「御中」と書く。返信用のはがきや封筒に印刷された「行」「宛」は、返信するときに二重線で消し、個人宛なら「様」、会社や部署宛なら「御中」に書き改めます。「行」は差出人が自分に敬称を付けないよう、へりくだって印刷したものです。そのまま返すと敬称のない宛名になってしまうため、受け取る側を敬う形に直します。縦書きなら「行」の左または下、横書きなら右横に書き添えます。あわせて、返信欄の「ご出席」「ご欠席」「ご芳名」「ご住所」の「ご」「ご芳」も二重線で消し、出席する側には「出席」を丸で囲んで一言添えると丁寧です。他の選択肢について：・そのまま残して様を足す：「行」が残るため、敬称を改めたことになりません・修正液で消す：訂正は二重線で行うのが作法で、修正液は用いません・消すだけで敬称を書かない：敬称のない宛名になり、失礼な形になります

Question 10

株式会社が会計帳簿とその事業に関する重要な資料を保存しなければならない期間は、会社法上どれだけか。

Accepted Answer

十年間。会社法第四百三十二条第二項は、株式会社は会計帳簿の閉鎖の時から十年間、その会計帳簿およびその事業に関する重要な資料を保存しなければならない、と定めています。長く保存させるのは、後から会社の財産や取引の経過をたどれるようにするためです。株主が帳簿の閲覧を求める場合や、争いが生じたときの資料になります。秘書の実務では、文書をいつまで保管し、いつ廃棄するかを決める文書管理の土台になる知識です。株主総会や取締役会の議事録も十年間の備置きが求められる一方、法人税に関する帳簿書類は原則七年間とされるなど、法令ごとに年数が違う点に注意します。他の選択肢について：・三年間：社内規程で短期保存とされる資料はありますが、会計帳簿の法定期間ではありません・五年間：他の法令には五年の定めもありますが、会社法の会計帳簿の期間ではありません・七年間：税務関係の帳簿書類で挙がる年数で、会社法の定めとは異なります

基礎-4 ビジネス文書と郵便の基本の一問一答