Question 1

秘書の基本的な立場を表す説明として正しいものはどれか。

Accepted Answer

上司が仕事に専念できるよう支える補佐役。秘書は、上司が本来の仕事に専念できるよう、雑務や連絡調整を引き受ける補佐役です。上司の時間は限られており、経営判断や対外的な折衝など、その人でなければできない仕事に時間を使えるようにするのが秘書の存在意義です。したがって秘書の仕事は、判断そのものではなく、判断がしやすいように情報や資料を整え、決まったことを正確に実行することにあります。この「決めるのは上司、支えるのが秘書」という線引きは、来客の取り次ぎ、日程の調整、代理出席など、あらゆる場面の判断の土台になります。他の選択肢について：・判断を代わりに下す：決定権は上司にあり、秘書が代わって決めることはできません・部下を束ねて指示を出す：指揮命令は組織のラインが行うもので、秘書の役割ではありません・独自に動く：上司の意思から離れて動くことは、補佐という立場に反します

Question 2

上司から仕事の指示を受けるときの基本的な受け方として正しいものはどれか。

Accepted Answer

メモを取りながら聞き、復唱して確かめる。指示はメモを取りながら最後まで聞き、疑問点はまとめて尋ねたうえで、要点を復唱して確認します。最後まで聞くのは、途中で口を挟むと話の流れを妨げるうえ、後から説明される内容まで質問してしまうからです。確認すべきなのは、何を・いつまでに・どの範囲で・どの程度の仕上がりで、という点です。ここを最初にそろえておけば、やり直しや行き違いを防げます。呼ばれたらメモと筆記具を持って向かい、五W三Hを意識して書き取ります。仕事が長期にわたるときは、途中で経過を報告することも指示を受ける側の務めです。他の選択肢について：・着手してから尋ねる：手戻りが生じやすく、記憶違いに気付くのも遅れます・遮って確かめる：話の流れを妨げ、後で説明される内容まで質問してしまいます・自分の判断で補う：指示の意図と食い違う恐れがあり、独断は避けるべきです

Question 3

秘書に求められる機密保持の姿勢として正しいものはどれか。

Accepted Answer

社内でも必要のない人には話さない。機密保持は「必要のある人に、必要な範囲で」が原則です。社内の人であっても、業務上必要のない相手には話しません。秘書は人事や取引の情報など、公になる前の事柄に触れる立場にあります。社内だから大丈夫という判断が漏えいの入り口になりやすく、悪意がなくても雑談から広がります。実務では、席を離れるときは書類を伏せる、画面を閉じる、人のいる場所で名前や金額を口にしない、書類を机上に出したままにしない、といった日常の行動が大切です。「知らない」と答えるのが難しい場面では、「私には分かりかねます」と受け流す言い方を用意しておきます。他の選択肢について：・社内なら共有してよい：同じ会社でも、担当外の人に伝えてよい情報とは限りません・報道済みなら詳しく話す：公表された範囲を超えて語れば、結局は漏えいになります・尋ねられたことに答える：相手や情報の性質を問わず答えるのは、無防備すぎます

Question 4

複数の仕事を同時に抱えたときの、優先順位の付け方の基本はどれか。

Accepted Answer

期限と重要度から決め、迷えば上司に聞く。優先順位は期限の近さと仕事の重要度の二つで判断し、迷うときは上司に確かめます。期限が近くても軽い用件なら後に回せますし、期限に余裕があっても会社の判断に関わる重い仕事なら早く着手すべき場合があります。この二つを組み合わせて考えるのが基本です。新しい急ぎの指示が入って既存の予定に影響が出るときは、自分だけで判断せず、どちらを先にするかを上司に確認します。着手前に全体を書き出して順序を決めておくと、抱えている仕事の量も見え、間に合わないと分かった時点で早めに相談できます。他の選択肢について：・指示を受けた順：後から入った急ぎの用件に対応できず、期限を落とす恐れがあります・短時間で終わる順：着手しやすさを基準にしており、期限が守れなくなります・得意な仕事から：自分の都合による順序であり、業務上の判断とはいえません

Question 5

上司の一日の予定について、秘書が行う基本的な確認の仕方はどれか。

Accepted Answer

前日の終業前か当日の始業時に確かめ合う。上司の予定は、前日の終業前または当日の始業時に予定表を示しながら確認し合うのが基本です。予定表は秘書が作りますが、上司が自分で受けた約束は秘書に伝わっていないことがあります。互いに口に出して確かめることで、重複や漏れをその場で正せます。前日に確認しておけば、翌日の準備物や移動時間の見積もりも整えられます。予定を組むときは、面談と面談の間に余裕を取り、移動を伴う予定は往復の時間も入れておきます。変更が生じた場合は、その都度上司と関係先の双方に連絡し、予定表を書き改めます。他の選択肢について：・机に置くだけ：上司が見たかどうか分からず、認識が食い違う恐れがあります・尋ねられたときだけ：受け身の対応であり、確認の機会そのものが失われます・変更分だけ報告する：全体像が共有されず、変更の影響を判断できません

Question 6

外部からの問い合わせに対して、上司の在否や行き先を伝えるときの基本はどれか。

Accepted Answer

不在と戻る予定は伝え、行き先は伝えない。社外には、不在であることと戻る予定は伝え、具体的な行き先は伝えません。行き先を明かすと、訪問先の社名から進行中の取引が推測されるなど、機密が外に漏れる入り口になります。一方で「外出しており、〇時に戻る予定です」という程度の情報は、相手が掛け直す時機を決めるために必要なもので、これを伏せると不親切な対応になってしまいます。伝えてよい範囲と伏せる範囲の線引きを持っておくことが要点です。相手が急いでいる場合は、伝言を承るか、担当者に代わって用件を伺うという方法もあります。他の選択肢について：・行き先を正確に伝える：取引先名などが外部に漏れ、機密保持の面で問題があります・戻る予定を伝えない：相手が掛け直す時機を判断できず、不親切な対応です・在否を答えない：必要以上に閉ざした対応となり、かえって不信を招きます

Question 7

上司の代理として会合に出席したときの、秘書の基本的な振る舞いはどれか。

Accepted Answer

代理である旨を伝え、記録して後で報告する。代理出席では、代理である旨を最初に伝え、議事の内容を正確に記録して後で上司に報告します。代理の立場では意見の表明や決定を行いません。決めるのは上司であり、その場で答えてしまうと、会社の意思として受け取られて後から覆せなくなるからです。意見を求められた場合は「私は代理で出席しておりますので、持ち帰って報告いたします」と述べます。記録は、決まったこと、保留になったこと、次回の日程、出席者の顔ぶれを押さえて取ります。帰社後はできるだけ早く報告し、資料も添えて渡します。他の選択肢について：・上司の考えを推測する：推測にすぎず、上司の意思として受け取られる恐れがあります・本人として決定を行う：決定権のない者が決めることになり、後の混乱を招きます・代理であることを伏せる：相手が発言の重みを判断できず、不誠実な対応です

Question 8

株式会社における株主総会の位置付けについて、正しいものはどれか。

Accepted Answer

株主で構成され、取締役の選任を決議する。株主総会は、出資者である株主で構成される機関で、取締役や監査役の選任・解任、定款の変更、剰余金の配当といった会社の根幹に関わる事項を決議します。会社法は、役員は株主総会の決議によって選任すると定めており（会社法第三百二十九条第一項）、会社の持ち主である株主が経営を任せる人を決める、という関係になっています。取締役会を置く会社では、株主総会が決議できるのは法律と定款が定めた事項に限られ、日常の経営判断は取締役会が担います。株主総会・取締役会・監査役という三つの役割の違いは、組織を理解する土台になります。他の選択肢について：・取締役で構成：これは取締役会の説明で、業務執行の決定と監督を担う機関です・監査役で構成：これは監査役（監査役会）の説明に当たります・従業員の代表で構成：労使協議の仕組みであり、会社法上の機関ではありません

Question 9

一般的な会社の役職を、上位から下位へ正しく並べたものはどれか。

Accepted Answer

社長、専務取締役、常務取締役、部長、課長。一般的な序列は、会長、社長、副社長、専務取締役、常務取締役、部長、次長、課長、係長の順です。専務は常務より上位で、社長を補佐して会社全体の業務を統括します。これらの役職名は会社法が定めたものではなく、各社が定款や社内規程で置いている呼称ですが、順序は広く共通しています。上下関係を押さえておく必要があるのは、席次の判断、紹介の順序、宛名や連絡の優先度など、秘書の仕事のあらゆる場面で関わってくるからです。取締役は株主総会で選ばれ会社の経営に責任を負う立場、部長や課長は組織を動かす立場、という違いも一緒に押さえます。他の選択肢について：・常務が専務より上：専務と常務の上下が入れ替わっています・部長が専務より上：部長は取締役より下位で、順序が誤っています・部長が常務より上：常務取締役より部長を上に置いており、誤りです

Question 10

始業前に秘書が行う環境整備として正しいものはどれか。

Accepted Answer

在室前に室温や換気、机上を整えておく。環境整備は上司が在室する前に済ませておきます。始業前に室温・換気・照明を整え、机上を清潔にし、新聞や当日の予定表を用意しておきます。目的は、上司が出社してすぐ仕事に取りかかれる状態を作ることです。在室中に清掃や準備を行えば、物音や人の出入りが執務の妨げになり、かえって時間を奪ってしまいます。あわせて、来客の予定があれば応接室も整えておきます。なお、机上の書類は整えても中身を読まないことが前提です。分類や並べ替えのつもりでも、上司の書類に手を入れると、必要な物が見つからなくなるうえ、機密の扱いとしても問題になります。他の選択肢について：・出社してから尋ねる：整える前に上司を迎えることになり、準備として遅すぎます・書類の内容を確認する：机上の書類を勝手に読むことになり、越権に当たります・在室中に清掃する：執務の妨げとなり、環境整備の目的から外れます

基礎-5 秘書の役割・日程管理・組織の基礎の一問一答