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2026年版・2-1

秘書の機能と役割の一問一答

秘書検定2級「職務知識」から、秘書の機能と役割に関する4択問題を10問。「答えと解説を見る」を開くと、正解とその理由がその場で読めます。会員登録は不要です。

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問題

上から順に解いてみてください。答えは各問の下で確認できます。

問12-1

秘書が上司の不在時に行う「留守あずかり」業務として、最も適切な記述はどれか。

  • ①自分のルーチンワークだけに集中し、電話や来客は全て居留守を使う
  • ②上司の席に座ってリラックスし、適度な休息を取って疲労を回復させる
  • ③不在時の連絡や来客を適切に処理し、上司の帰社後の業務再開を整える
  • ④上司の全権限を代行し、重要な契約や人事案件を独断で決裁してしまう
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正解 ③不在時の連絡や来客を適切に処理し、上司の帰社後の業務再開を整える
解説

留守あずかりの核心は、上司がいない間の「防波堤」となり、戻ってきた時の「滑走路」を作ることです。単に電話番をするだけでなく、用件を整理し、緊急度を判断し、資料を揃えておくことで、上司は帰社直後からトップスピードで業務を再開できます。

他の選択肢が不適切な理由

居留守や休息は職務怠慢です。権限の代行（独断決裁）は越権行為であり、会社に損害を与える可能性があります。
問22-1

秘書に求められる「イン・バスケット」能力とは何を指すか。

  • ①未処理の案件に対し、重要度と緊急度から優先順位をつけて的確に処理する能力
  • ②オフィスの備品やゴミ箱の中身を、常にきれいに整理整頓しておくだけの清掃能力
  • ③シュレッダーを使わずに、不要な書類を素早く手で破いて捨てるだけの物理的能力
  • ④社内便の封筒を、宛先ごとに素早く正確に仕分けていく手作業のスピード
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正解 ①未処理の案件に対し、重要度と緊急度から優先順位をつけて的確に処理する能力
解説

「イン・バスケット」とは、未決裁箱（in-basket）に溜まった大量の書類や案件を指します。これらを瞬時に判断し、「今すぐやる」「後でやる」「他人に任せる」に振り分けるシミュレーション訓練は、管理職や上級秘書の登用試験でも頻出です。

※記述問題での出題注意：「優先順位のつけ方」を問う記述では「重要度」と「緊急度」という2つのキーワードが必須です。
問32-1

上司の代理として慶弔に行く際、持参すべきものはどれか。

  • ①自分自身の所属と名前が書かれた、個人の名刺のみを持参する
  • ②お悔やみの場に名刺は不釣り合いであるため、何も持たずに訪問する
  • ③上司の個人印鑑と、会社のゴム印を持参して芳名帳に押印する
  • ④上司の名刺（右上に「弔」と記入）と、自分の名刺を持参する
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正解 ④上司の名刺（右上に「弔」と記入）と、自分の名刺を持参する
解説

代理出席の証明として、お悔やみの場では上司の名刺に「弔」と書き添えて受付に出します（弔事以外の代理では「代」と書きます）。さらに、実際に足を運んだのが誰か（秘書）を示すため、自分の名刺の右上にも「代」と書き添えて提出するのが完璧なマナーです。これにより、後日のお礼状の宛先などが明確になります。

他の選択肢が不適切な理由

個人の名刺だけでは誰の代理かわかりません。印鑑は不要です。
問42-1

定型業務（ルーチンワーク）と非定型業務の違いについて、正しい説明はどれか。

  • ①定型業務は毎回手順が変わり続けるため、マニュアル化することが絶対に不可能である
  • ②非定型業務は突発的な事象が多く、マニュアル通りにいかない臨機応変な判断を要する
  • ③秘書の仕事は毎日同じことばかり繰り返すため、全てが定型業務で構成されている
  • ④重要なのはマニュアルのある定型業務だけであり、非定型業務は無視してもよい
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正解 ②非定型業務は突発的な事象が多く、マニュアル通りにいかない臨機応変な判断を要する
解説

郵便物の仕分けなどは「定型業務」ですが、来客対応、クレーム処理、急な日程変更などはマニュアル通りにいかない「非定型業務」です。AI時代において秘書の価値は、この予測不能な非定型業務でいかに最適解を出せるか（状況対応能力）にかかっています。
問52-1

上司の健康管理をサポートするために秘書が行うべきことはどれか。

  • ①毎日オフィスで秘書自身が上司に直接マッサージを施し続け、疲労を回復させる
  • ②嫌がる上司の口を無理やり開け、栄養剤やサプリメントを直接飲ませる
  • ③上司の代わりに秘書がスポーツジムに通い、運動不足を解消させる
  • ④人間ドックの日程を強制的に確保したり、過密スケジュールの見直しを提案する
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正解 ④人間ドックの日程を強制的に確保したり、過密スケジュールの見直しを提案する
解説

秘書は医師ではないため、直接的な医療行為や投薬はできません。しかし、多忙な上司が後回しにしがちな検診の時間を確保したり、休息時間が取れるよう移動時間を調整したりすることで、間接的に、しかし強力に健康を守ることができます。これを「タイムマネジメントによる健康管理」と言います。
問62-1

「特命事項」として上司から指示された仕事の特徴はどれか。

  • ①誰に話しても全く問題のない、公開された一般情報に基づく事務作業である
  • ②極秘扱いであり、通常の指揮系統を通さず、他言無用で迅速に遂行すべき案件である
  • ③期限が特に設定されておらず、手が空いた時にいつでもやればよい暇つぶしの仕事である
  • ④新入社員の教育用として、誰でも失敗なくできる簡単なルーチンワークである
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正解 ②極秘扱いであり、通常の指揮系統を通さず、他言無用で迅速に遂行すべき案件である
解説

「特命」とは、特定の人物（秘書など）に直接下される重要指令です。M&Aや人事異動、不祥事対応などがこれに当たり、情報が漏れれば会社の存亡に関わります。「墓場まで持っていく」覚悟での情報管理と、即座の実行力が求められます。
問72-1

上司のスケジュール管理で「バッファ」を設けるとはどういう意味か。

  • ①予定の変更に対応できるよう、予定と予定の間に調整可能な余裕（予備時間）を持たせること
  • ②スケジュール帳の余白に、上司がリラックスできるようにと似顔絵やイラストを描くこと
  • ③昼食や休憩の時間を完全に削除してしまい、限界まで会議やアポイントを詰め込むこと
  • ④移動時間を物理的に短縮するために、常に走って移動するようにとスケジュールを組んでおくこと
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正解 ①予定の変更に対応できるよう、予定と予定の間に調整可能な余裕（予備時間）を持たせること
解説

前の会議が長引く、電車が遅れる、急な来客があるといった「不確定要素」は必ず発生します。予定の間に15分〜30分の空白（バッファ）を設けることで、ズレが生じても1日のスケジュール全体が崩壊するのを防ぐことができます。リスク管理の基本テクニックです。
問82-1

上司の机上整理における「クリアデスク」の真の目的はどれか。

  • ①清掃スタッフが机を拭きやすくするため、物理的な障害物をなくすこと
  • ②見た目をきれいに保つことで、風水的な運気を上げ、業績を向上させること
  • ③情報漏洩や紛失・盗難を未然にしっかり防ぐための、情報セキュリティの確保
  • ④机の上に何もない状態にして、上司が仕事をしていないように見せかけること
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正解 ③情報漏洩や紛失・盗難を未然にしっかり防ぐための、情報セキュリティの確保
解説

机の上に書類やUSBメモリを放置して離席・帰宅することは、泥棒や悪意ある者に情報を差し出しているのと同じです。クリアデスクポリシーとは、単なる整理整頓（5S）を超えた「防衛策」です。引き出しに施錠（クリアロッカー）して初めて、情報の安全が担保されます。
問92-1

秘書が作成する「交際カード（人物カード）」に記録すべき情報はどれか。

  • ①その人の悪口や、根拠のない社内の黒い噂話などのゴシップ的な情報全般
  • ②相手の銀行口座の暗証番号や、クレジットカードの番号などの金融情報
  • ③秘書個人のその日の体調や、夕食のメニューなどといった日記的な記録
  • ④面会日、相手の役職、好み、家族構成、前回盛り上がった話題の内容など
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正解 ④面会日、相手の役職、好み、家族構成、前回盛り上がった話題の内容など
解説

ビジネスは人間関係で動きます。「前回お会いした時はゴルフの話でしたね」と一言添えるだけで、相手との距離は劇的に縮まります。コーヒーの好み（砂糖の有無）やタブーの話題などをデータベース化し、上司が接遇の達人になれるよう黒子として情報を武器にします。
問102-1

上司が役員会に出席する際、秘書が事前に確認すべきことはどれか。

  • ①会議の議題、開始・終了時間、場所、持参すべき資料やデータの有無
  • ②会議の休憩時間に出されるお菓子の銘柄と、コーヒーの温度の好み
  • ③他の出席者が着てくるスーツの色や、ネクタイの柄などの傾向
  • ④会議終了後に行われる、二次会のカラオケの予約状況と選曲のリスト
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正解 ①会議の議題、開始・終了時間、場所、持参すべき資料やデータの有無
解説

役員会は会社の最高意思決定機関です。資料を忘れたり時間を間違えたりすることは許されません。「持参資料の部数は足りているか」「直前の議題変更はないか」まで踏み込んで確認し、上司を万全の状態で送り出すのが秘書の責務です。
秘書検定2級の問題を続けて解く（全500問） 職務知識の一問一答

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