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2026年版・2-4

事務機器と用品の一問一答

秘書検定2級「職務知識」から、事務機器と用品に関する4択問題を10問。「答えと解説を見る」を開くと、正解とその理由がその場で読めます。会員登録は不要です。

この分野の演習

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問題

上から順に解いてみてください。答えは各問の下で確認できます。

問12-4

封筒のサイズで「長形3号（長3）」に適合する書類の折り方はどれか。

  • ①A4サイズの用紙を横に三つ折りにしたもの
  • ②A4サイズの用紙を十字に四つ折りにしたもの
  • ③B5サイズの用紙を横に三つ折りにしたもの
  • ④A4サイズの用紙を縦に二つ折りにしたもの
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正解 ①A4サイズの用紙を横に三つ折りにしたもの
解説

長形3号（120mm×235mm）は、日本のビジネスシーンで最も頻繁に使われる定番の定形封筒です。A4用紙を横に三つ折りにすると幅が約99mmとなり、この封筒にちょうどきれいに収まります。

他の選択肢が不適切な理由

B5の三つ折りは「長形4号」に適合します。A4の二つ折りは定形外の「角形」封筒（角6号など）を使用します。

※記述問題での出題注意：「三つ折りのマナー」として、手紙の「書き出し（頭語）」が最初に読めるよう、用紙の上部を最後に折り重ねる（開いた時に最初に見える）という手順は記述でも問われます。
問22-4

コピー機の機能で「ソート（仕分け）」とは何をする機能か。

  • ①複数部コピーする際、1部ずつページ順に揃えて排出する機能
  • ②コピー用紙の端を、自動でホッチキス留めして製本する機能
  • ③2枚の原稿を縮小し、1枚の紙の表裏に割り付け印刷する機能
  • ④原稿の文字の濃淡を検知し、読みやすいインク濃度に自動調整する機能
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正解 ①複数部コピーする際、1部ずつページ順に揃えて排出する機能
解説

ソート（Sort）機能を使わないと、1ページ目が10枚、2ページ目が10枚…と重なって排出され、手作業で組む必要があります。この機能を使うことで「1〜10ページのセット」を自動で10部作ることができ、会議資料作成の効率が劇的に向上します。

他の選択肢が不適切な理由

ホッチキスで留める機能は「ステープル機能（フィニッシャー）」、1枚にまとめるのは「両面割付（Nアップ）機能」です。これらを混同させる問題が頻出します。
問32-4

郵便料金を安くするために、一定数以上の郵便物を形状別に分けて出す割引制度はどれか。

  • ①郵便番号ごとに仕分けして結束し、差し出すことで適用される区分郵便物割引
  • ②宛名に専用のカスタマバーコードを印字することで適用されるバーコード割引
  • ③一ヶ月分の郵便料金を翌月にまとめて口座から支払う料金後納制度
  • ④大量の郵便物を出す際、切手を貼らずに窓口で一括払いする料金別納制度
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正解 ①郵便番号ごとに仕分けして結束し、差し出すことで適用される区分郵便物割引
解説

DMなど2000通以上の大量の郵便物を送る際に利用されます。差出人側で事前に郵便番号ごとに仕分け（区分）して結束することで、郵便局側の作業コストが下がるため料金が割引されます。

他の選択肢が不適切な理由

料金別納・後納は「支払いの手間を省く制度」であり、それ自体に割引の適用はありません。バーコード割引は宛名の印字方式による割引であり、形状別の仕分けとは異なります。
問42-4

「別納郵便」と「後納郵便」の違いについて、正しい説明はどれか。

  • ①別納はその都度窓口で一括払い、後納は事前に契約し一ヶ月分を翌月まとめて払い
  • ②別納は切手を貼る必要があるが、後納は切手を貼らなくても構わない
  • ③別納は書留や速達などの特殊取扱ができず、後納はすべての取扱が可能
  • ④別納は割引が適用されるが、後納は利便性が高い代わりに通常料金より割高になる
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正解 ①別納はその都度窓口で一括払い、後納は事前に契約し一ヶ月分を翌月まとめて払い
解説

どちらも切手貼りの手間が省ける大量発送向けの制度ですが、「支払いのタイミング」が異なります。別納は出す時に現金等で払いますが、後納は事前の承認を受けて「ツケ払い（口座引落しなど）」にする仕組みです。

他の選択肢が不適切な理由

どちらも切手は不要です。特殊取扱の可否や、制度自体に割増・割引があるという説明は誤りです。
問52-4

事務用品の在庫管理で「定量発注方式」とはどのような方法か。

  • ①在庫がある一定量（発注点）まで減ったタイミングで、決まった量を発注する方式
  • ②在庫量に関わらず、毎月決まった日時（例えば毎月1日）に発注を行う定期発注方式
  • ③各部署から購入の要望が上がってきた都度、必要な数だけを発注する都度発注方式
  • ④年間の使用量を見積もり、期首に1年分をまとめて大量購入する一括発注方式
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正解 ①在庫がある一定量（発注点）まで減ったタイミングで、決まった量を発注する方式
解説

コピー用紙やボールペンなど、常に消費され続ける安価な消耗品の管理に適しています。「残り5箱になったら（発注点）、10箱注文する（発注量）」とルール化しておくことで、在庫切れや過剰在庫を防ぎ、誰でも管理できるようになります。

他の選択肢が不適切な理由

毎月決まった日に発注するのは「定期発注方式」です。これらを混同させるひっかけに注意してください。
問62-4

印紙税法で収入印紙が必要となる契約書の金額基準は（現在の一般原則）。

  • ①金額に関わらず、企業間の契約書すべてに貼り付けが必要
  • ②現在の非課税範囲（例えば1万円未満）を超えた課税文書
  • ③金銭の授受を証明する「領収書」だけに必要で契約書は不要
  • ④電子契約（PDF等）を含む、すべてのデータ上の契約文書
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正解 ②現在の非課税範囲（例えば1万円未満）を超えた課税文書
解説

収入印紙は、契約書や領収書などの「課税文書」を作成する際にかかる税金です。一定の少額（現在は契約書なら1万円未満、領収書なら5万円未満等）の場合は非課税となり不要です。

他の選択肢が不適切な理由

全ての契約書に必要なわけではありません。また、電子契約（データでの送受信）は課税文書の「作成」に該当しないとされており、現状は印紙が不要です（実務上の重要ポイント）。
問72-4

シュレッダーのゴミ袋を交換する際、安全のためにすべきことはどれか。

  • ①コンセントからプラグを物理的に抜き、完全に電源を切断する
  • ②本体の電源ボタンを押し、動作ランプが消えたことを確認する
  • ③安全のために厚手の手袋を二重に着用し、電源を入れたまま作業する
  • ④紙詰まりを防ぐため、刃の部分に市販の潤滑油をスプレーしてから交換する
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正解 ①コンセントからプラグを物理的に抜き、完全に電源を切断する
解説

シュレッダーの刃は強力で、誤作動すれば指を切断したりネクタイが巻き込まれたりする重大事故につながります。ゴミ捨て等で刃の近くに手を入れる際は、スイッチを切るだけでなく、必ず「プラグを抜いて通電を遮断する」のが危機管理の鉄則です。

他の選択肢が不適切な理由

電源ボタンだけでは誤作動のリスクが残ります。手袋は巻き込まれ事故の原因になります。専用品以外の潤滑油（可燃性ガス）は引火・爆発の原因になるため厳禁です。
問82-4

プロジェクターで投影した画面が台形に歪んでいる。これを直す機能を何というか。

  • ①歪んだ画面をデジタル処理で長方形に直す「キーストーン（台形）補正機能」
  • ②スクリーンのサイズに合わせて映像の大きさを調整する「ズーム機能」
  • ③映像のぼやけを直し、シャープなピントに合わせる「フォーカス機能」
  • ④画面の縦横比（16:9など）をパソコンの出力と合わせる「アスペクト比調整」
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正解 ①歪んだ画面をデジタル処理で長方形に直す「キーストーン（台形）補正機能」
解説

プロジェクターをスクリーンに対して斜め下や横から投影すると、映像が台形に歪んでしまいます。これを長方形に補正する機能を「キーストーン（Keystone）補正」と呼びます。会議前のセッティングで頻繁に使用する基本操作です。

他の選択肢が不適切な理由

ズーム、フォーカス、アスペクト比は、いずれも画質やサイズの調整であり、台形の「歪み」を直す機能ではありません。
問92-4

ビジネスにおける「レターパック」の特徴として正しいものはどれか。

  • ①追跡サービスがついており、信書（手紙・請求書など）も法律上送ることができる
  • ②ゆうパックと同じ宅配便扱いのため、信書を入れることは法律で禁止されている
  • ③専用封筒を使用するが、重量に応じて追加の切手を必ず貼っておかなければならない
  • ④対面配達の機能しかないため、ポストへの投函という選択肢は一切不可能となる
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正解 ①追跡サービスがついており、信書（手紙・請求書など）も法律上送ることができる
解説

宅配便（宅急便等）では郵便法により「信書（手紙、請求書、契約書など）」を送れません。しかし、レターパックは郵便局の「郵便」扱いなので送ることができます。追跡番号もあり、定額でポスト投函も可能なため、ビジネス書類の送付に多用されます。

他の選択肢が不適切な理由

信書不可は宅配便の説明です。切手は不要（封筒代に含まれる）であり、ポスト投函も可能です。
問102-4

社内のLANケーブルにはカテゴリ（CAT）がある。数字が大きいほどどうなるか。

  • ①通信速度（bps）が速くなり、扱える周波数帯域が広くなる（高性能になる）
  • ②ケーブルの物理的な長さがどんどんと長くなり、長距離通信専用になってしまう
  • ③製造コストが下がるため、安価にネットワークを構築できるようになる
  • ④セキュリティレベルが非常に高まり、ウイルスに全く感染しにくくなる
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正解 ①通信速度（bps）が速くなり、扱える周波数帯域が広くなる（高性能になる）
解説

CAT5、CAT6、CAT6A、CAT7…と数字が上がるにつれて、データの転送速度と周波数帯域の性能が上がります。古い規格（CAT5など）のケーブルを使い続けると、大元の光回線が速くてもそこがボトルネックとなり、社内ネットワークが遅くなる原因となります。

他の選択肢が不適切な理由

カテゴリは「長さ」や「セキュリティ機能」を示すものではありません。高性能になるほど価格も高くなります。
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