経営会議と稟議の一問一答

「稟議書」の目的として最も適切なものはどれか。

• ①会議を開かずに関係者の承認を得て、案件を決定するための文書
• ②会議の議事内容を記録し、後日の証拠として残しておく文書
• ③社外の取引先に対し、自社の決定事項を通知するための文書
• ④従業員の毎月の勤務状況を、詳しくまとめて報告するための文書

稟議書の一般的な決裁の流れとして、最も適切なものはどれか。

• ①経営トップが単独で作成し、各部署へ通知するだけの一方通行である
• ②起案と同時に全役員が一堂に会し、その場ですぐに挙手により決定する
• ③起案者から関係部署の担当者・上長へと順に回覧し、承認を積み重ねる
• ④外部の専門機関が内容を審査したうえで、承認の可否を最終決定する

取締役会の議事録を作成する際、秘書が特に留意すべき点として最も適切なものはどれか。

• ①出席者の発言を一言一句すべて漏らさず、逐語で記録すること
• ②決議事項や賛否など、後で証拠となる要点を正確に記録すること
• ③会議の進行に不満があれば、議事録に感想を書き添えること
• ④内容を分かりやすくするため、自分の意見も交えて要約すること

経営における「トップダウン」の考え方の説明として、最も適切なものはどれか。

• ①現場の社員が意見を出し合い、積み上げて方針を決めていく仕組み
• ②部署ごとに独立して、それぞれ別の方針で運営していく仕組み
• ③取引先の意向を最優先し、それに合わせて方針を変更する仕組み
• ④経営陣が方針を決定し、それを組織全体に指示として下ろす仕組み

経営会議の開催に向けて、秘書が資料を準備する際に留意すべきこととして、最も適切なものはどれか。

• ①議題や出席者を確認したうえで、必要部数を早めに準備しておく
• ②配布資料は当日に慌てず用意すればよく、事前配布は不要である
• ③資料の内容は担当部署の仕事なので、秘書は一切関与しなくてよい
• ④資料に誤りがあっても、会議の進行を優先しそのまま配布する

起案した稟議が上長の承認を得られず、差し戻された。秘書（担当者）の対応として最も適切なものはどれか。

• ①承認されなかったことに納得できず、上長に強く抗議する
• ②内容を一切変えないまま、そのまま再度同じ稟議書を提出する
• ③指摘された点をよく確認し、内容を見直して再度起案すること
• ④差し戻されたことを黙っておき、そのまま起案を取り下げる

「専決」という言葉の意味として、最も適切なものはどれか。

• ①会議の出席者全員の同意がなければ、決定できないとする原則
• ②定められた範囲内の事項について、担当者が単独で決裁できること
• ③重要案件について、必ず社長の決裁を経なければならないこと
• ④決定した事項について、後日改めて上位者に報告するだけの手続き

会議における「定足数」の意味として、最も適切なものはどれか。

• ①会議で発言できる人数に設けられた、上限の人数のこと
• ②会議の開催にかかる、標準的な所要時間の目安のこと
• ③議事録に記載しなければならない、決定事項の件数のこと
• ④会議を成立させるために必要な、最低限の出席者数のこと

「持ち回り決裁」の説明として、最も適切なものはどれか。

• ①全員を一堂に集めた会議の場で、その都度案件を審議し決定する方法
• ②決裁権限を毎年、担当者間で交代しながら持ち回る人事の仕組み
• ③関係者を一堂に集めず、書類を順に回して個別に承認を得る方法
• ④承認を得た書類を、関係部署へ配って情報共有するだけの手続き

経営会議の開催前に行う「根回し」において、秘書に求められる役割として最も適切なものはどれか。

• ①根回しという行為は不正にあたるため、一切関与してはならないこと
• ②上司の指示のもと、日程調整や資料の事前共有などを的確に支援する
• ③自分の判断で、出席者に議題への賛否を積極的に説得して回る
• ④根回しの内容を、関係のない社員にも広く伝えて共有しておく