ファイリングと情報管理の一問一答

書類のライフサイクルにおいて、「保管」と「保存」の決定的な違いは何か。

• ①「保管」は事務室内ですぐに使える状態、「保存」は使用頻度が下がり書庫等へ移した状態
• ②言葉の響きが違うだけであって、実務上の管理方法や置き場所は全く同じことである
• ③「保管」はまだ捨てるかどうか迷っている段階、「保存」はゴミ箱に捨てた後の記録のこと
• ④「保管」は社員個人が自宅で管理すること、「保存」は会社側が金庫で管理すること

ファイリングシステムで「バーチカルファイリング」とはどのような方法か。

• ①書類を平積みにして、下から順に地層のように積み重ねて保管していく方法
• ②書類に穴を開けてバインダーに綴じ、本のように棚に並べる方法
• ③書類を透明な袋に入れて、天井や壁から吊るして展示する方法
• ④個別フォルダーに書類を挟み、引き出し等に立てて（垂直に）収納する方法

電子データのバックアップについて、「3-2-1ルール」の「1」は何を指すか。

• ①忘れないように、毎日必ず1回は手動でバックアップ操作を欠かさず行うようにすること
• ②1つのデータを何よりも大切に扱い、情報漏洩を防ぐため複製を作らないこと
• ③災害対策として、バックアップの1つは物理的に離れた遠隔地（クラウド等）に置くこと
• ④データの管理担当者は、責任の所在を明確にするため必ず1人だけに絞ること

機密文書に指定する際の「極秘」「秘」などの区分基準は主に何か。

• ①書類の厚さや重さによって、物理的な保管コストの高さで決める
• ②作成者の個人的な思い入れや、その日の気分によって適当に決める
• ③漏洩した場合に会社が被る損害（リスク）や影響の大きさで決める
• ④書類が作成されてからの古さ（年数）によって自動的に決める

名刺管理において、個人情報保護法上注意すべき点はどれか。

• ①名刺はただの紙切れに過ぎないので、法律上の規制対象には全く該当せず一切ならない
• ②受け取った名刺は自分個人の所有物として、他社に自由に売却してもよい
• ③紙の名刺であれば、オフィスの自分の机の上に散乱させておいても問題ない
• ④名刺を五十音順に整理したりデータベース化（検索可能に）した時点で法の対象となる

ファイリング用語の「置き換え」とは何をすることか。

• ①古くなって使えなくなったキャビネットをすぐに処分して、新しい用品を買い直すこと
• ②担当者が異動になった際に、後任の新しい担当者にファイルを引き継ぐこと
• ③不要になった書類はすべてシュレッダーにかけて、完全に廃棄してしまうこと
• ④年度替わりなどに、使用頻度の落ちた書類を「保管」場所から「保存」場所へ移すこと

重要書類をPDF化して保存する「ペーパーレス化」のメリットに含まれないものはどれか。

• ①物理的なキャビネットが不要になり、オフィススペースをより広く使える
• ②キーワード検索などが可能になり、必要な情報を探す時間が大幅に短縮される
• ③デジタルデータは絶対に改ざんされないため、原本性が完全に保証される
• ④ネットワークを通じて、テレワーク中など離れた場所にいる人とも情報を共有しやすい

社外から受信したメールの添付ファイルを開く際のセキュリティ対策はどれか。

• ①ウイルスチェックが面倒に感じるので、すぐにダブルクリックして中身を確認する
• ②送信元を確認し、少しでも不自然な点があれば開かずにシステム管理者に相談する
• ③全てのファイルを一旦デスクトップへ保存すれば安全なので、それから開くこと
• ④送信者に失礼にならないよう、まずは「拝受しました」とだけ返信してから開く

書類の廃棄方法で「溶解処理」とはどうすることか。

• ①会社の焼却炉で書類を完全に燃やしきって灰にしてしまい、二度と読めないようにすること
• ②強力なシュレッダーにかけて細かく刻んでしまい、絶対に復元不可能にすること
• ③機密文書を箱に入れたまま業者がドロドロに溶かし、トイレットペーパー等に再生すること
• ④特殊な薬品を使って紙の文字だけを消してしまい、裏紙として再利用すること

法定保存文書のうち「永久保存」とされることが多いものはどれか。

• ①日常的な取引の中で頻繁に発生している請求書や領収書などの伝票類
• ②定款、株主総会議事録、登記済証などの会社の根幹に関わる重要書類
• ③社員が毎日書いている業務日報や週報などの定期的な報告書
• ④社内の出来事を伝える社内報や、社員旅行の写真アルバム