出張手配と経費精算の実務の一問一答

上司から出張の手配を指示されたとき、秘書が最初に確認すべきこととして、最も適切なものはどれか。

• ①出張の目的、訪問先、日時、手配に必要な基本情報を上司に確認する
• ②最も安い交通手段を独自に選び、上司の予定に合わせて予約してしまう
• ③過去の出張実績を参考にしながら、宿泊先だけを先に予約してしまう
• ④関係部署への出張連絡を、日程が確定する前にあらかじめ済ませておく

上司の出張日程表（旅程表）を作成する際に、必ず盛り込むべき内容として、最も適切な組み合わせはどれか。

• ①訪問先・移動手段や時刻・宿泊先の連絡先・同行者など必要な事項一式
• ②上司の個人的な好みに関する情報と、休憩時間の過ごし方の提案の一式
• ③出張にかかる総費用の見積もりのみを、大まかにまとめたもの一式
• ④過去に同じ出張先を訪れた際の上司の感想や反省点の記録の一式

出張の交通機関と宿泊施設を手配する際の考え方として、最も適切なものはどれか。

• ①出張の目的や訪問先の日程から逆算し、無理のない移動計画を立てて手配する
• ②会社の規定にかかわらず、上司が過去に利用した手段を毎回優先して手配する
• ③予約の手間を減らすため、最も安価な手段だけを基準に選んで手配する
• ④移動時間に余裕を持たせすぎないよう、乗り継ぎは最短時間で組んで手配する

上司の出張中、秘書が社内で行っておくべき対応として、最も適切なものはどれか。

• ①上司宛ての連絡や書類を整理し、緊急度の高いものは出張先に確認をとる
• ②上司が戻るまでの間、上司宛ての用件はすべて対応を保留にしておくこと
• ③上司の代わりに、権限が必要な決裁や契約の判断を秘書が代行してしまう
• ④急ぎの連絡であっても、出張中の上司には一切連絡を入れないでおくこと

上司が出張から戻った後、秘書が行うべき事後処理として、最も適切なものはどれか。

• ①留守中の報告と、出張中に生じた領収書などの整理を速やかに行うこと
• ②上司が落ち着くまで、留守中の連絡事項は数日間伝えずに待っておく
• ③経費精算は経理部だけの仕事であるため、秘書は一切関与しないでおく
• ④出張の成果は上司から特に聞かれない限り、確認しないでおくようにする

出張旅費の精算業務で、秘書が領収書を整理する際に心がけるべきこととして、最も適切なものはどれか。

• ①日付・支払先・金額・用途がひと目でわかるよう、日付順に整理する
• ②金額の大きな領収書だけをまとめ、少額のものはまとめて処分してしまう
• ③領収書がない支出については、おおよその金額を申告しておけばよい
• ④精算の締め切りに余裕があるため、後回しにしても差し支えないと考える

上司の出張中に、訪問先の相手から日程変更の申し入れがあった。秘書の対応として最も適切なものはどれか。

• ①申し入れの内容を整理し、上司に速やかに連絡して指示を仰ぐ
• ②上司が対応に困らないよう、秘書の判断で日程変更を承諾する
• ③上司の手を煩わせないよう、変更の申し入れを丁重に断っておく
• ④上司が出張から戻るまで、相手への返答を保留のままにしておく

海外出張の手配で、秘書が国内出張とあわせて特に確認しておくべきこととして、最も適切なものはどれか。

• ①パスポートの有効期限やビザの要否など、渡航に必要な条件
• ②訪問先の国の観光名所と、上司の休日の過ごし方の提案
• ③現地の気候にかかわらず、荷物を必要最小限に絞る工夫
• ④為替レートの変動を予測し、有利なタイミングでの両替方法

上司の出張中に緊急の重要案件が発生した。秘書の対応として、最も適切なものはどれか。

• ①案件の内容と緊急度を整理したうえで、速やかに上司へ連絡し判断を仰ぐ
• ②上司の出張を邪魔しないよう、帰社後にまとめて報告することにしておく
• ③上司の権限の範囲であっても、緊急時は秘書の一存で処理してしまうこと
• ④他の役員に事情を話し、上司の代わりに最終判断をしてもらうことにする

出張先で使用する資料や名刺、必要な備品を事前に準備する際、秘書が心がけるべきこととして、最も適切なものはどれか。

• ①訪問先や商談内容に合わせて必要な資料・名刺・備品を過不足なく揃える
• ②荷物を軽くすることを最優先に考え、資料は現地で調達してもらうことにする
• ③念のため、関係のない資料も含めてできる限り多く持たせておくようにする
• ④備品の準備は総務部の担当であるため、秘書は一切関与しないでおくこと