新人秘書の指導の一問一答

新人秘書を指導する際の基本的な心構えとして、最も適切なものはどれか。

• ①できたことも認めつつ、根気よく段階的に教えていくこと
• ②自分と同じやり方を、細部まですべて強制すること
• ③一度に多くを教え込み、短期間で完璧を求めること
• ④見て覚えるものだと考え、あえて説明を省いてしまうこと

新人秘書が何度も同じミスを繰り返している。指導する立場として最も適切な対応はどれか。

• ①なぜできないのかと、感情的に強く責め立てること
• ②見込みがないと判断し、以後は指導自体をやめること
• ③指摘すると傷つくかもしれないので、あえて黙っておくこと
• ④ミスの原因を一緒に振り返り、具体的な改善策を示すこと

新人秘書を指導する場面で、頭ごなしに叱らないよう心がける理由として、最も適切なものはどれか。

• ①感情的に叱ると萎縮し、かえって力を発揮しにくくなるから
• ②新人には一切注意をしてはならないと決められているから
• ③叱ることそのものが指導する側の評価を下げるだけだから
• ④叱らなければ、自然とミスがなくなっていくものだということ

業務マニュアルを整備しておくことの意義として、最も適切なものはどれか。

• ①教える側の負担をなくすため、指導そのものを不要にすること
• ②マニュアルさえあれば、実際の経験はまったく不要になること
• ③決まりばかりを増やしすぎて、新人の自由な発想を制限すること
• ④誰が教えても内容にばらつきが出ないよう、基準をそろえること

新人秘書から業務について質問を受けた際の対応として、最も適切なものはどれか。

• ①できる限り時間を取り、分かりやすく丁寧に説明すること
• ②自分で調べるべきだと考え、質問には一切答えないこと
• ③面倒に感じ、いつも他の人に対応を任せてしまうこと
• ④質問された内容を、後で本人のいないところで話題にすること

後輩の指導における「教える」と「代わりにやってしまう」ことの違いとして、最も適切なものはどれか。

• ①どちらも結果は同じであり、区別する意味は特にないこと
• ②教える方が時間を要しても、本人の力を伸ばすことになる
• ③代わりに行う方が早いため、常にそちらを優先すべきであること
• ④教えることは、後輩の仕事を奪う行為にあたるということ

新人秘書の良い点を積極的に褒めることの効果として、最も適切なものはどれか。

• ①甘やかしにつながるため、なるべく避けるべきである
• ②褒めすぎると、指導する側の立場が弱くなってしまう
• ③褒める内容がなければ、無理に褒める必要はない
• ④自信とやる気を後押しし、さらなる成長につながる

新人秘書が独り立ちできる時期を見極める際、指導者として重視すべき点は何か。

• ①入社からの経過期間だけを基準に、機械的に判断すること
• ②基本業務を一人で確実にこなせるかどうかを見て判断すること
• ③本人が「もう大丈夫です」と申告した時点で、即座に任せること
• ④周囲と比較して、一番早く独り立ちさせようとすること

多忙な時間帯に新人秘書から質問を受けた。指導する立場として最も適切な対応はどれか。

• ①その場では対応せず、質問されたこと自体を忘れてしまうこと
• ②忙しいのだから空気を読むべきだと、突き放してしまうこと
• ③急いでいると伝えたうえで、後ほど時間を取ると約束すること
• ④適当に答えておき、その場を早く切り上げようとすること

新人秘書が起こした失敗を上司に報告する際、指導する立場として配慮すべきことは何か。

• ①自分の指導不足を隠すため、失敗の責任を新人だけに押しつけること
• ②新人をかばうため、失敗の内容自体を一切報告せずにおくこと
• ③事実を正確に伝えつつ、今後の改善に向けた対応も併せて伝えること
• ④失敗の大きさを誇張して伝え、深刻さを強調しておくこと