機密保持と誠実さの一問一答

エレベーター内で上司と同乗中、取引先の人事の噂話を上司から話しかけられた。どう対応するか。

• ①上司との関係を良好に保つため、一緒になって詳しく噂話を続ける
• ②「ここでは...」と小声で制し、さりげなく別の話題に切り替える
• ③情報が正しくないことを正すため、大きな声で噂話を完全に否定する
• ④話には加わらず、ただひたすら無言のままうなずき続けている

退職した元上司から「今の部署の売上はどう？」と聞かれた。秘書としてどう答えるべきか。

• ①お世話になった人なので、概算の数字だけであればと思って教える
• ②機密情報であることを伝え、「私には分かりかねます」と丁寧に断る
• ③話題をそらすため、「おかげさまで順調です」とだけ適当に答えておく
• ④「退職された方には教えられません」と強い口調で厳格に拒否する

机の上に「社外秘」と書かれた書類が出しっぱなしになっている。上司は不在。どうすべきか。

• ①自分が管理すべきか判断するため、内容を一通り読んでから裏返す
• ②中身を見ずに裏返して置くか、鍵付きの引き出しにしまってメモを残す
• ③他人の書類には触れるべきではないと考え、そのまま放置しておく
• ④情報漏洩を防ぐため、確認をせずに即座にシュレッダーにかけて処分する

友人との飲み会で、自社の新製品の発売時期についてしつこく聞かれた。どう対応するか。

• ①「ここだけの話だけど」と前置きしたうえで、親しい友人にだけ教える
• ②「まだ正式には決まっていない」と曖昧な返事をしてごまかしておく
• ③「会社の規定で仕事の話はできないことになっている」と明確に断る
• ④具体的な時期は言わないが、「秋頃かな」とヒントだけ与えておく

パスワードを付箋に書いてパソコンのモニターに貼っている同僚がいた。どう指摘すべきか。

• ①セキュリティ意識の低さを、周囲に聞こえるようはっきりと注意する
• ②セキュリティ上のリスクを個別に説明し、剥がすよう助言する
• ③同僚が離席している間に、勝手に付箋を剥がして処分する
• ④直接には言わず、上司に報告して厳重に注意してもらう

上司のパソコンにログインしたまま離席するのはセキュリティ上問題がある。何を設定すべきか。

• ①時間が経つと画像が切り替わる、パスワードなしのスクリーンセーバー
• ②一定時間で自動的にロックがかかる、パスワード付きスクリーンセーバー
• ③他人の目を引かないようにするだけの、モニターの電源オフ設定
• ④使用中であることを周囲に知らせるための、「離席中」の付箋の貼り付け

個人情報が含まれる書類をFAXで送信する際、誤送信を防ぐための最も確実な方法はどれか。

• ①手打ちによる入力のミスを防ぐため、常に短縮ダイヤル機能に頼って送信する
• ②送信が完了した後に、先方に電話をかけて無事に届いたか確認する
• ③送信ボタンを押す前に、番号を指差し確認し、可能なら複数人でチェックする
• ④万が一間違えてもすぐ取り消せるよう、急いで送信ボタンを押す

重要書類を廃棄する際、シュレッダーが故障していた。どうするのが適切か。

• ①細かく手でちぎってから、他のゴミと混ぜて分からないように捨てる
• ②シュレッダーが復旧するまで、鍵のかかるキャビネット等に一時保管する
• ③誰にも見られないよう、こっそりゴミ箱の底の方に隠すようにして捨てる
• ④安全に処分するため、自宅に持ち帰って家庭用シュレッダーにかける

採用面接の応募者リストを会議室に置き忘れたことに気づいた。最初に行動すべきことはどれか。

• ①自分のミスを隠すため、誰にも言わずにこっそり会議室へ取りに行く
• ②事態の重大性を上司に報告し、直ちに会議室へ回収に向かう
• ③今日の業務終了後、人が少なくなってからゆっくり探しに行く
• ④総務部に電話して、会議室に忘れ物がないか確認してもらう

誠実な秘書として、上司の私的な用事を頼まれた時の態度はどうあるべきか。

• ①業務外のことなので、あからさまに嫌な顔をして不満をアピールする
• ②業務に支障のない範囲であれば、サポートの一環として快く引き受ける
• ③公私混同は会社の規定違反であるとはっきり指摘し、きっぱりと断る
• ④評価を上げるチャンスと捉え、本来の業務を後回しにしてでも最優先で取り組む