補佐役としての気配りの一問一答

上司が出張にお土産を買う時間がないと言っている。秘書の対応として最も気が利いているのはどれか。

• ①「お忙しいので仕方ありませんね」と上司の苦労に共感を示す
• ②空港や駅で短時間で買える名産品や、通販のリストを提案する
• ③上司のスケジュールを勝手に変更し、買い物に行く時間を捻出する
• ④出張先のお土産は諦め、会社の近くで適当な菓子折りを買っておく

来客が雨で濡れて到着した。お茶を出す前にすべき気配りとして最も適切なのはどれか。

• ①服が早く乾くように、応接室の暖房を最大まで強く設定する
• ②「お使いください」と清潔な乾いたタオルやハンカチを差し出す
• ③「大変な雨でしたね」と長めに世間話をして気を紛らわせる
• ④体を温めていただくため、通常よりかなり熱いお茶をすぐに出す

上司が風邪気味で咳をしている。会議中の配慮として最も適切な行動はどれか。

• ①上司の体調を考慮したうえで、独断で会議の時間を予定の半分に短縮する
• ②咳き込んだ時にすぐ使えるよう、上司の席に水やのど飴を用意しておく
• ③他の参加者へうつらないよう、上司にマスクの着用を強く求める
• ④自分への感染を防ぐため、上司から少し離れた場所の席に座る

連日の残業で疲れている部下たちに対して、上司の秘書としてできる配慮はどれか。

• ①「上司も頑張っているのだから」と、さらに発破をかけて励ます
• ②上司に代わって労いの言葉をかけ、ちょっとした差入れをする
• ③上司の評価を下げるようなグチに同調し、ストレスを発散させる
• ④部下の業務を全て自分が引き受け、代わりに残業して処理する

上司が講演会を行う際、演台に用意する水について正しい配慮はどれか。

• ①目を覚ましリフレッシュできるよう、氷をたっぷり入れた冷水にする
• ②結露を防ぎ喉に負担をかけないよう、常温の水にしコースターを敷く
• ③喉の通りを良くするため、刺激のある炭酸水やスポーツ飲料を用意する
• ④リラックスして話せるよう、香りの良い温かいハーブティーを用意する

上司が愛用している万年筆のインクが切れかかっている。秘書の対応として適切なのはどれか。

• ①完全に書けなくなってから、上司の指示を待ってインクを交換する
• ②いざという時に困らないよう、気づいた時点で早めにインクを補充しておく
• ③手間を省くため、万年筆を片付け、新しい使い捨てボールペンを置いておく
• ④「インクが切れそうですよ」と口頭で伝え、上司自身に補充させる

夏場の来客におしぼりを出す際、最も喜ばれる配慮はどのようなものか。

• ①季節にはまったく関係なく、殺菌効果の高い熱々に温めたおしぼりを出す
• ②暑さを和らげていただくため、冷蔵庫で冷たく冷やしたおしぼりを出す
• ③手を濡らさないよう、あえて乾燥させておいた常温のおしぼりを出す
• ④高級感を演出するため、香水の強い匂いをつけたおしぼりを出す

上司の机の上が書類で山積みになっている。秘書が手を出してよい範囲はどれか。

• ①きれいにするため、全ての書類をカテゴリー別に勝手にファイリングする
• ②許可なく触らず、「整理をお手伝いしましょうか」と声をかけて指示を仰ぐ
• ③不要と思われる書類をピックアップし、シュレッダーにかけてから報告する
• ④整理する時間がないと判断し、机の上にあるものを全て一つの箱にまとめる

上司が老眼鏡を忘れて外出しようとしている。どう声をかけるのが適切か。

• ①「眼鏡を忘れていますよ！」とはっきりと大きな声で指摘する
• ②「眼鏡はお持ちにならなくてよろしいですか」と疑問形で確認する
• ③恥をかかせないよう無言で近づき、上司のポケットにそっと入れる
• ④本人が気づいて戻ってくるまで、あえて何も言わずに見送る

長期出張から戻る上司を迎える準備として、適切でないものはどれか。

• ①不在の間に溜まっていた郵便物を、重要度順に分かりやすく仕分ける
• ②机の上をきれいに拭き清め、気分転換になるよう花を一輪飾っておく
• ③溜まった業務の遅れを取り戻すため、全案件を一度にまとめて詳細に報告する
• ④不在中の社内の出来事や伝言を、時系列や重要度でまとめておいたメモを用意する