危機管理とリスクへの備えの一問一答

企業が自然災害や事故などの緊急事態に遭遇した際、重要な事業を中断させない、あるいは中断しても早期に復旧させるための計画を何というか。

• ①事業継続計画（BCP）
• ②経営危機対応計画
• ③品質管理計画（QC）
• ④人事評価計画（KPI）

来客対応中に大きな地震が発生した。秘書の初動対応として最も適切なものはどれか。

• ①揺れがおさまるまで、来客そっちのけで自分の安全だけを確保する
• ②来客の安全を最優先し、机の下などに誘導してから状況を確認する
• ③動揺させないよう、来客には何も伝えず通常通り応対を続ける
• ④すぐにエレベーターに乗せて、来客を1階まで避難誘導する

上司から預かっていた取引先の個人情報が記載された書類を紛失したことに気づいた。秘書の対応として最も適切なものはどれか。

• ①見つかるまで一人で捜し続け、誰にも報告しないでおく
• ②紛失した事実を書類に書き加えておき、後日報告する
• ③気づいた時点で直ちに上司へ報告し、指示を仰ぐこと
• ④似た書類を新しく作成し、紛失に気づかれないようにする

オフィスで火災が発生したことを発見した。秘書が最初に取るべき行動として適切なものはどれか。

• ①自分の荷物をまとめてから、静かにそっと避難を始めること
• ②上司に電話で報告し、その後の避難の指示を待つこと
• ③「火事だ」と大声で周囲に知らせ、初期消火や通報を行う
• ④煙の量を見て、大丈夫だと思ったら仕事を続けること

上司が執務室で突然倒れ、意識がない状態になった。秘書の対応として最も適切なものはどれか。

• ①大声で助けを呼びつつ救急車の手配をし、周囲と協力して対応する
• ②プライバシーに配慮し、まず個室に一人で運んでから様子を見る
• ③予定表を確認し、本日の来客に対応の遅れを詫びることを優先する
• ④家族の連絡先が分からないため、上司が目覚めるまで待つ

重要な契約書などのバックアップ管理の考え方として、最も適切なものはどれか。

• ①原本を1か所にまとめ、鍵のかかる引き出しに保管すれば十分である
• ②原本とは別に写しを作成し、保管場所を分けてリスクを分散させる
• ③重要な書類ほど目立つ場所に置き、すぐ取り出せるようにしておく
• ④紙の原本さえ残しておけば、電子データの保存は不要である

オフィスに見知らぬ人物が不審な様子で立ち入っているのを見かけた。秘書の対応として最も適切なものはどれか。

• ①気づかないふりをして、自分の仕事をそのまま続けること
• ②警察を呼ぶほどのことではないと自己判断して、放置すること
• ③一人でその場で取り押さえようとし、無理に退去させること
• ④声をかけて用件を確認し、必要に応じて上司や警備に連絡する

業務中にトラブルやミスが発生した場合の秘書の対応として、最も適切なものはどれか。

• ①経緯や事実関係を正確に記録し、速やかに上司へ報告する
• ②自分の評価が下がらないよう、上司には報告せず処理する
• ③トラブルの大きさを判断し、軽微なら黙っておく
• ④他の人のせいにできないか、まず言い訳を考える

感染症の流行時に、来客の多いオフィスで秘書が心がけるべき対応として、最も適切なものはどれか。

• ①来客には一切その事情を説明せず、通常どおりに応対すること
• ②少しでも体調が悪ければ、報告せず自己判断で出社を続けること
• ③感染対策は個人の自由であり、会社の方針は考えなくてよいこと
• ④手指消毒や換気などを徹底し、体調不良時は無理をしないこと

リスクマネジメントにおける「リスクの洗い出し」とは、どのような取り組みを指すか。

• ①発生した事故の責任の所在を、関係者の中から特定すること
• ②業務に潜む危険や問題点を事前に幅広く把握し、一覧にすること
• ③リスクが実際に発生した後に、損害額を正確に計算すること
• ④取引先の経営状態を詳しく調査し、信用度を格付けしておくこと