報告・連絡・相談の基本の一問一答

秘書における「報告」の仕方の基本原則として、最も適切なものはどれか。

• ①指示された仕事の結論を先に述べ、必要に応じて経過や理由を補足する
• ②上司から尋ねられるまでは、仕事の進み具合を自分からは伝えない
• ③経過を一切省略せず、起きた出来事を時系列ですべて詳しく伝える
• ④仕事がすべて完了した時点でまとめて、一度だけ結果を報告するようにする

指示された仕事の完了までに日数がかかる場合、秘書が行うべき「中間報告」の目的として、最も適切なものはどれか。

• ①計画どおりに進んでいるかを確認してもらい、必要なら軌道修正すること
• ②自分がまじめに働いていることを上司にアピールし、良い評価を得ること
• ③報告する内容が特にないときでも、決まった時間ごとに顔を見せておくこと
• ④完了報告の手間を減らすため、最終報告の一部を先に済ませておくこと

秘書が上司に悪い知らせ（トラブルや失敗）を報告する際の心構えとして、最も適切なものはどれか。

• ①解決の見込みが立ってから報告しようと考え、まずは自分で対応を試みる
• ②良い知らせよりも早いタイミングで、事実をありのまま速やかに報告する
• ③上司の機嫌の良いときを見計らって、後日改めて報告するようにする
• ④自分の落ち度は伝えず、原因を曖昧にしたまま結果だけを報告する

秘書が上司へ「連絡」を行う際の基本的な心得として、最も適切なものはどれか。

• ①自分の感想や意見を交えず、事実を正確かつ簡潔に伝えることを優先する
• ②相手を待たせないよう、事実確認を省いてでも急いで一報を入れるようにする
• ③重要な内容ほど記憶に残りやすいよう、詳しい感想を添えて伝えるようにする
• ④些細な情報は連絡する必要がないため、重要な情報だけを選んで伝える

秘書が判断に迷う案件について上司へ「相談」するタイミングとして、最も適切なものはどれか。

• ①判断に迷った時点で早めに、自分なりの考えを添えたうえで相談する
• ②自分なりに答えを出したあとで、確認の意味を込めて事後報告をする
• ③何度も相談すると評価が下がると考え、極力自分一人で解決する
• ④上司の手が空くタイミングを長時間待ち続け、確実な機会を待つ

秘書が電話や来客の伝言を上司に取り次ぐ際、最も重要視すべきことは何か。

• ①自分の推測や解釈を交えず、聞いた内容を正確に整理して伝えること
• ②相手の話し方の癖や口調まで、できるだけ忠実に再現して伝えること
• ③手短に済ませることを最優先し、要点だけを一言で伝えること
• ④重要度の判断は秘書が行わず、聞いた順番のとおりに羅列すること

上司から指示された仕事の内容が曖昧で、意図がつかみきれないとき、秘書が最初にとるべき行動として最も適切なものはどれか。

• ①指示された時点で、自分の理解に誤りがないかをその場で確認する
• ②指示を忠実に守ることを優先し、疑問があっても口には出さない
• ③自分が最も妥当だと思う解釈を選び、それに基づいて仕事を進める
• ④同僚に指示の意味を尋ね、上司には確認せずに仕事を進める

複数の業務を同時に抱えている秘書が、上司へ報告する順番を決める際の考え方として、最も適切なものはどれか。

• ①重要度と緊急度の両方を踏まえて優先順位をつけ、順番を決める
• ②取りかかった順番のとおりに、着手した仕事から順に報告する
• ③簡単に説明できる仕事から先に済ませ、複雑な仕事は最後にする
• ④上司に聞かれた仕事だけを報告し、それ以外は報告を省略する

秘書が他部署の担当者から得た情報を上司に報告する際、事実と自分の推測が混在しないようにするための工夫として、最も適切なものはどれか。

• ①「〇〇とのことです」と伝聞であることを示し、自分の見解は区別して添える
• ②聞いた話をそのまま伝えると混乱するため、要点だけをすべて省略して伝える
• ③情報の出どころは伏せたうえで、自分が確認した事実として報告する
• ④自分の推測のほうが説得力を持つよう、伝聞の部分は割愛して伝える

秘書が自分の担当業務でミスをしたことに気づいた。とるべき対応として最も適切なものはどれか。

• ①気づいた時点ですぐに上司へ報告し、対応策についても相談する
• ②影響が小さいと自分で判断できる場合は、報告せずに独自に処理する
• ③評価への影響を避けるため、指摘されるまでは黙っておく
• ④自分のミスであることは伏せ、原因不明のトラブルとして報告する