ビジネス文書の基本と作成の一問一答

社外文書において、「拝啓」で始まった手紙の結び（結語）として正しい組み合わせはどれか。

• ①謹言（きんげん）
• ②敬具（けいぐ）
• ③草々（そうそう）
• ④敬白（けいはく）

手紙の前文で用いられる「時候の挨拶」について、4月に最もふさわしいものはどれか。

• ①新春の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
• ②陽春の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
• ③初秋の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
• ④厳寒の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

社外文書の宛名を書く際、特定の部署全体に宛てる場合の正しい敬称はどれか。

• ①株式会社〇〇 営業部 各位
• ②株式会社〇〇 営業部 御中
• ③株式会社〇〇 営業部 様
• ④株式会社〇〇 営業部 殿

ビジネス文書における「記書き（きがき）」の目的は何か。

• ①手紙の最後に、個人的な近況の報告や感謝などの気持ちの挨拶を書き添えるため
• ②時候の挨拶をあえて省略して、すぐに本題に入るための合図とするため
• ③箇条書きなどを用いて、伝えたい重要事項を視覚的に分かりやすくまとめるため
• ④相手に対する謝罪の気持ちを、本文とはあえて別途強調して伝えるため

社外文書において、「追伸（P.S.）」を使ってはいけないとされる文書はどれか。

• ①取引先への年末年始の休業についてを、あらかじめご案内する案内状
• ②商品に関する問い合わせに対しての、丁寧で詳しい回答をする書状
• ③相手の不手際に対して、改善を求める抗議状や、こちらからの詫び状
• ④自社の新製品の発売を知らせるための、ダイレクトメールや宣伝の書状

他社に送る文書で、同封物（カタログや見積書など）がある場合の正しい記載方法はどれか。

• ①本文の中に「カタログを入れましたので見てください」とだけ簡単に書いておくこと
• ②文書の左下（「記」の下や「以上」の後の左下）に「同封物 カタログ 1部」と記す
• ③文書の右上の日付の下に、目立つように赤字で「同封物あり」とスタンプを押すこと
• ④封筒の表に「カタログ在中」とだけ書いておき、中の文書には一切何も記載しないこと

「前略」という頭語を使った手紙について、正しい説明はどれか。

• ①相手への敬意が最も高い形式であり、社長や役員宛ての文書にのみ使われるもの
• ②時候の挨拶などの「前文」を省略して、すぐに用件（主文）に入るための形である
• ③相手に返信を急がせる場合に使用するもので、結語には必ず「急啓」を用いるという形式
• ④社内文書専用の頭語であり、社外の人に対して使うことはマナー違反であること

社外に対する「詫び状（始末状）」を作成する際、最も注意すべき点はどれか。

• ①責任の所在を曖昧にするため、「不本意ながら」「不可抗力で」といった言葉を多用する
• ②誠意を見せるため、時候の挨拶を普段の倍の長さで書き、丁寧さをアピールする
• ③言い訳を一切書かず、事実関係、原因、お詫び、今後の対策を簡潔かつ誠実に記す
• ④謝罪の品を贈ることを約束し、品物の金額を具体的にまで明記して許しを乞う

社外文書の「発信者名」の書き方として、最も適切なのはどれか。

• ①文書を作成した担当者の個人名のみを、右上の隅により小さめに書いておくこと
• ②会社名だけでなく、代表者（社長や役員など、責任の主体）の役職と氏名を書く
• ③責任を回避するため、個人名は出さずに「株式会社〇〇」と社名だけにすること
• ④宛名よりも高い位置にあえて書いておき、自分たちが優位であることを示す

取引先へ案内状に対する「欠席」の返信ハガキを出す際、マナーとして添えるべき一言はどれか。

• ①「多忙につき、出席できず誠に残念でございます」と、お忙しいことを理由にする
• ②「先約がございまして、誠に残念ながら欠席させていただきます」と理由をぼかす
• ③「今回はメンバーが気に入らないので見送ります」とだけ正直に伝える
• ④余白を汚さないため、何も書き添えずに「欠席」に丸だけをつけて出す