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2026年版・4-8

実務判断（記述対策）の一問一答

秘書検定2級「技能」から、実務判断（記述対策）に関する4択問題を10問。「答えと解説を見る」を開くと、正解とその理由がその場で読めます。会員登録は不要です。

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問題

上から順に解いてみてください。答えは各問の下で確認できます。

問14-8

上司の出張を手配する際、秘書が最も初期の段階（最初）に行うべきプロセスはどれか。

  • ①出張の目的、訪問先、正確な日程と時間を上司に確認する
  • ②航空券や新幹線のチケットを予約・購入しておくこと
  • ③出張先のホテルの予約を取り、宿泊料金を支払っておくこと
  • ④出張の日程表（旅程表）を作成し、関係部署に配布すること
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正解 ①出張の目的、訪問先、正確な日程と時間を上司に確認する
解説

すべての実務は「正確な情報収集」から始まります。目的（誰と会うか、何をするか）が曖昧なまま交通機関やホテルを手配すると、後で大幅な変更やキャンセル料が発生します。まずは５W１H（いつ、どこへ、誰と、何のために）を完全に把握することが第一歩です。
問24-8

会議の準備プロセスにおいて、会議室を予約した後に秘書が優先して行うべき実務はどれか。

  • ①参加予定者全員に、日時・場所・議題を記載した開催案内（招集通知）を送付する
  • ②会議当日に配るお弁当やお茶のメニューをあらかじめ決めておき、業者に発注する
  • ③会議室のプロジェクターやマイクが正常に動くか、前日テストを行う
  • ④会議の議事録のフォーマットを作成し、誰が書記をやるかを指名する
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正解 ①参加予定者全員に、日時・場所・議題を記載した開催案内（招集通知）を送付する
解説

会議室が確保できたら、次は「人の確保」です。参加者がスケジュールを調整し、事前の資料の読み込みができるよう、できるだけ早く（数日〜１週間前までに）開催案内を送付して出欠を確認します。お弁当や機材のテストは会議が近づいてから行う実務です。
問34-8

会社に届いた郵便物の処理プロセスとして、最も適切な順番はどれか。

  • ①仕分けする → 親展以外を開封する → 受付印を押す → 担当部署に配布する
  • ②すべて開封する → 仕分けする → 担当部署に配布してから → 受付印を押す
  • ③受付印を押す → すべて開封する → 仕分けする → 担当部署にすぐ配布する
  • ④仕分けする → 担当部署に配布する → 各部署で開封し受付印を押していく
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正解 ①仕分けする → 親展以外を開封する → 受付印を押す → 担当部署に配布する
解説

郵便物処理の鉄則です。まず会社宛てか個人宛て（親展）かを仕分けます。次に会社宛てのものだけを開封し、いつ届いたかを証明する「受付印（日付印）」を押し、中身が揃っているか確認してから、最終的に各担当部署へ正確に配布します。
問44-8

上司の急な病気により、本日の重要会議に出席できなくなった。秘書の対応プロセスとして最も適切なものはどれか。

  • ①即座に関係者へ欠席の謝罪連絡を入れ、代理出席や日程変更の調整を図る
  • ②上司が回復するまで会議の存在を隠し、誰にも連絡せずにやり過ごすこと
  • ③秘書である自分が上司の全権限を代行し、会議に出席して決定を下すこと
  • ④上司の家族に連絡を取り、無理にでも会社に連れてくるよう要求すること
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正解 ①即座に関係者へ欠席の謝罪連絡を入れ、代理出席や日程変更の調整を図る
解説

突発的なトラブル（非定型業務）における対応力が問われます。会議に穴をあけることは他者に多大な迷惑をかけるため、一刻も早く事実を伝え（被害の最小化）、代理を立てるか延期するかの「代替案」を提示して再調整を行うのがプロの危機管理です。
問54-8

プレゼン用の資料作成で、データの「全体に占める各項目の割合」を視覚的に伝えるのに最も適したグラフはどれか。

  • ①円グラフまたは帯グラフ
  • ②折れ線または面グラフ
  • ③棒グラフかヒストグラム
  • ④レーダーチャートか散布図
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正解 ①円グラフまたは帯グラフ
解説

データの性質に合わせたグラフの選択は技能領域の必須知識です。「割合・シェア（内訳）」を表すには円グラフ。「推移・変化（時間の経過）」を表すには折れ線グラフ。「量の大小の比較」を表すには棒グラフを用いるのが最適解です。
問64-8

取引先の社長の訃報（ふほう）の連絡を電話で受けた。秘書が最初に行うべきプロセスはどれか。

  • ①お悔やみを述べ、通夜・告別式の日時、場所、喪主名などの詳細を正確に聞き取る
  • ②すぐさま花屋に電話をかけ、会社名義でとにかく最も高額な供花を手配してしまう
  • ③会社の経理部にすぐ行き、香典として包む現金をとても大急ぎで用意する
  • ④自社の全社員宛てに一斉メールを送り、訃報の事実を社内全体に周知する
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正解 ①お悔やみを述べ、通夜・告別式の日時、場所、喪主名などの詳細を正確に聞き取る
解説

訃報を受けた際は、まず丁重にお悔やみを申し上げ、その上で「事実の正確な把握」に努めます。日時、場所の宗教・宗派、喪主の名前と故人との続柄などを正確にメモ（5W1H）しなければ、その後の電報（弔電）や香典、供花の手配がすべて間違ったものになってしまいます。
問74-8

ファイリングのプロセスにおいて「インデックス（見出し）をつける」最大の目的はどれか。

  • ①必要な書類を、誰でも、迷わず、素早く検索して取り出せるようにするため
  • ②書類の端を補強し、長期間保存しても紙が破れたり劣化したりしないようにするため
  • ③書類をカラフルに装飾し、オフィスの景観やデザイン性を向上させるため
  • ④機密文書であることを示し、権限のない社員が触れるのを物理的に防ぐため
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正解 ①必要な書類を、誰でも、迷わず、素早く検索して取り出せるようにするため
解説

ファイリングの究極の目的は「検索性（Searchability）」です。適切に分類し、個別フォルダーに見出し（インデックス）をつけることで、担当者だけでなく他の社員でも「必要な時にすぐに情報にアクセスできる状態」を作り出すことが、情報管理の要となります。
問84-8

会議終了後、秘書が作成する「議事録」において、最も欠かしてはならない重要項目はどれか。

  • ①会議で決定した事項と、誰が・いつまでに・何をするかという次回までの課題（ToDo）
  • ②会議中に交わされた冗談や世間話などまで含め、場の雰囲気を伝えるすべての会話の逐語録
  • ③会議室の室温や照明の明るさ、提供されたお茶の銘柄などの詳しい環境データ
  • ④会議に遅刻してきた人の名前と、その正確な遅刻した時間および遅刻した理由
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正解 ①会議で決定した事項と、誰が・いつまでに・何をするかという次回までの課題（ToDo）
解説

議事録は単なる会話の録音テキストではありません。ビジネスにおける会議の目的は「アクション（行動）」を起こすことです。「何が決まったのか」「残された課題は何か」「担当者は誰か」を簡潔にまとめ、参加者と欠席者に共有することが議事録の真の価値です。
問94-8

名刺の管理プロセスとして、受け取った直後に秘書が行うべき最も効果的な実務はどれか。

  • ①名刺の余白に、面会日、相手の特徴、話した内容（要件）などをメモしておく
  • ②名刺の角を少し折り曲げて、重要な取引先であることを自分だけの目印にする
  • ③個人情報保護のため、受け取ったその日のうちにシュレッダーにかけて破棄する
  • ④裏面に自社の製品の宣伝スタンプを押し、相手に送り返して営業活動に使う
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正解 ①名刺の余白に、面会日、相手の特徴、話した内容（要件）などをメモしておく
解説

名刺は受け取った直後が最も記憶が鮮明です。日付、用件、相手の趣味や盛り上がった話題などをメモしておくことで、その名刺は単なる紙切れから、次回以降の商談や接遇を大成功に導く「強力なデータベース（交際カード）」へと進化します。
問104-8

上司から「明日の14時にA社を訪問する」と指示を受けた。秘書のスケジュール管理プロセスとして正しいのはどれか。

  • ①移動時間を逆算し、14時に間に合うように出発時間からスケジュール表をブロックする
  • ②14時の枠だけをスケジュール帳に書き込み、前後の時間は他の予定を限界まで詰め込む
  • ③A社の場所を調べるのは上司自身の仕事であるため、特に何もせず指示だけを記録する
  • ④明日の予定なので、明日の朝に出社してからゆっくりと電車の時刻を調べる
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正解 ①移動時間を逆算し、14時に間に合うように出発時間からスケジュール表をブロックする
解説

外出の予定が入った場合、「面談時間」だけを押さえるのは素人です。現在地から目的地までの「移動時間（片道および往復）」を調べ、その時間帯も含めてスケジュールをブロック（仮押さえ）しなければ、物理的に移動不可能なダブルブッキングが発生してしまいます。
秘書検定2級の問題を続けて解く（全500問） 技能の一問一答

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