社内文書の基本と作成の一問一答

社内文書の特徴として、社外文書と最も異なる点はどれか。

• ①「拝啓」「敬具」などの頭語・結語や、時候の挨拶を一切用いないこと
• ②社員同士の親睦を深めるため、くだけた口語体（タメ口）で書くこと
• ③誰が発信したかが分かるよう、文書の最後に必ず手書きで署名すること
• ④用紙のサイズに決まりはなく、目立つように色付きの紙を多用すること

「稟議書（りんぎしょ）」とはどのような目的で作成される文書か。

• ①業務上の重大なミスをした際に、その原因と詳しい反省文をすぐ書いて提出するための文書
• ②会社のお金を使って備品を購入したり、新しい契約を結ぶための決裁（承認）を求める文書
• ③社内の飲み会や社員旅行などの案内を、全社員に向けて広くお知らせする文書
• ④退職する社員に対して、会社から支給される退職金の内訳を通知するための文書

「始末書」と「顛末書（てんまつしょ）」の決定的な違いは何か。

• ①始末書は社外向けに書き、顛末書は社内向けに書くという宛先の違い
• ②始末書は手書きでなければならず、顛末書はパソコンで作成するという形式の違い
• ③始末書は「謝罪と反省」が目的、顛末書は「事の客観的な一部始終の報告」が目的
• ④始末書はお金に関わるミスの場合に書き、顛末書は物品の破損の場合に書く

会議の結果や決定事項を記録し、関係者に周知するための文書を何というか。

• ①起案書（きあんしょ）
• ②回覧板（かいらんばん）
• ③議事録（ぎじろく）
• ④指示書（しじしょ）

辞令（じれい）を受け取る際の社員の作法として、正しいものはどれか。

• ①封筒からその場で出し、内容に不満があればその場で受け取りを拒否する
• ②社長や上司から両手で恭しく受け取り、内容は自席に戻ってから確認する
• ③他人の辞令と間違えないよう、その場で大きな声で読み上げて確認する
• ④辞令は単なる紙切れなので、片手で受け取ってすぐにポケットにしまう

社内文書における「宛名」の書き方で、正しいものはどれか。

• ①営業部長 山田太郎 様
• ②営業部 山田部長 様
• ③営業部 山田太郎 部長
• ④営業部長 山田太郎 殿

上司に提出する「報告書」を作成する際、最も重視すべき構成のポイントはどれか。

• ①結論を最後まで引っ張り、読み手の興味を惹きつけるミステリー小説風の構成
• ②結論（結果）を最初に書き、その後に理由や詳細を簡潔にまとめる構成
• ③主観的な感情や個人的な感想をふんだんに盛り込み、熱意を伝える構成
• ④すべてのデータを1ページに詰め込み、余白を一切残さない構成

「通達（つうたつ）」とはどのような文書か。

• ①上部機関（経営層など）から、下部機関（全社員や各部署）へ指示や決定事項を徹底させる文書
• ②下部機関（一般社員）から、上部機関である社長へと直接強く不満を申し立てるための文書です
• ③部署間で、業務の進捗状況について等しい立場でお互いに情報共有するための文書
• ④労働組合が会社側に対して強く、賃上げや待遇の改善を求めて要求するための文書

社内の回覧文書を回す際のルールとして不適切なものはどれか。

• ①文書の先頭に「回覧順序」や「押印欄」を設けた用紙を添付する
• ②自分が読み終わったら、必ず押印またはサインをして次の人に回す
• ③急ぎの要件であっても、自分のデスクに何日も放置して熟読する
• ④自分の部署の全員が読み終わったら、発信元の部署へ返却する

社内メール（電子メール）を作成する際のマナーとして正しいのはどれか。

• ①用件が分からなくても開けてもらえるよう、件名に「こんにちは」「至急！」とだけ書く
• ②情報漏洩を防ぐため、社内であってもパスワード付きのZIPファイルで常に送信する
• ③件名を見ただけで「いつの、何の用件か」が具体的に分かるようにタイトルを工夫する
• ④感情を伝えるため、社内の公式メールであっても絵文字や顔文字を多用する