スケジュールと環境整備の一問一答

上司のスケジュールに急な変更が生じた場合、秘書が最も優先すべき対応はどれか。

• ①変更になったことを関係部署の全員に一斉メールで知らせる
• ②新しい予定をスケジュール帳に書き込み、古い予定を二重線で消す
• ③変更によって影響を受ける相手にすぐにお詫びと再調整の連絡を入れる
• ④変更の理由を詳しく調べ、上司に本当に変更する必要があるか再考を促す

上司の出張の手配をする際、交通機関と宿泊施設の予約について正しい考え方はどれか。

• ①宿泊施設を先に確保し、それに合わせて交通機関の時間を決める
• ②上司の出張の目的から逆算して、交通機関と宿泊施設を連動して手配する
• ③交通費を安く抑えるため、格安航空券を先に手配してから宿泊先を探す
• ④予約の手間を省くため、旅行代理店に「適当にお願いします」と丸投げする

名刺を整理する際、実務上最も検索しやすいとされる一般的な分類方法はどれか。

• ①名刺をもらった日付の順番に、時系列でだけ並べていくこと
• ②相手の役職が上の人から順番にピラミッド型に並べていくこと
• ③会社名（または氏名）の五十音順（あいうえお順）に並べる
• ④名刺のデザインや色の系統別に、美しく並べていくだけのこと

会議室の机の配置で「ロの字型」にする主な目的は何か。

• ①議長だけが一方的にすべての説明や報告をひたすらに行うためのもの
• ②参加者全員の顔が見え、活発な意見交換や議論を行いやすくするため
• ③少人数だけで和やかな雰囲気の中、じっくり親睦を深めるため
• ④パネルディスカッションなどで、聴衆に顔を見せるため

会社宛ての郵便物を仕分ける際、秘書が開封してよいものの基準はどれか。

• ①「親展」と書かれているものもすべて含めて、あらゆる郵便物をすべて開封してしまう
• ②会社宛て、または「〇〇部御中」など部署宛てになっている一般的な郵便物を開封する
• ③個人宛て（〇〇様）の郵便物についても、内容にかかわらずすべて必ず開封する
• ④請求書や見積書などのお金に直接関する郵便物だけをすべて選んで開封する

ファックス（FAX）を送信する際、「送信状（送付状）」をつける最大の理由は何か。

• ①送信者自身が自分自身の詳しい自己紹介や近況についての報告を丁寧に伝えるため
• ②誰宛てに、誰から、何枚送ったかを明示し、受信側での紛失や渡し漏れを防ぐため
• ③送信にかかった通信料金を、あとになってすべて受信者に請求するため
• ④ファックスの機械のテストの一環として、まず1枚目を試し送りするため

電子メールの宛先（To）とCc（カーボンコピー）の使い分けとして正しいのはどれか。

• ①Toには作業を要求するメインの担当者を入れ、Ccには情報共有しておきたい上司などを入れる
• ②Toには目上の人（上司など）を必ず入れておき、Ccにはいつも目下の人（部下など）を入れる
• ③Toには社内の人間だけを必ず入れておき、Ccには社外の人間を入れるようにする
• ④意味は全く同じであるため、どちらにアドレスを入れて送っても特に何も問題はない

インターネットで業務に必要な情報を検索する際、情報の信頼性を確認する方法として不適切なのはどれか。

• ①情報の発信元（本当に公的機関や専門家によるものかどうか）をきちんと確認する
• ②情報がいつ発信・更新されたものなのか（本当に最新か）をよく確認する
• ③検索結果の一番上に表示されたサイトの情報は常に正しいので、そのまま信用する
• ④複数の異なるサイトや文献を比較し、情報が一致するか裏付けをとる

会議の準備で、ホワイトボードマーカーをチェックする際、秘書が行うべき配慮はどれか。

• ①インクが出るか試し書きをし、かすれるものは新しいものと交換しておく
• ②会議が始まってから書けないことに気づけるよう、あえて何もしない
• ③マーカーのインクが切れないよう、全てのマーカーのキャップを外して並べておく
• ④ホワイトボードの代わりに、必ずプロジェクターを使うよう強制する

業務マニュアル（手順書）を作成する際、最も重視すべき点はどれか。

• ①専門用語ばかりを多用し、高度な知識を持つ人にしか読めないようにしておくこと
• ②担当者が変わっても、誰が読んでも同じように業務を遂行できる分かりやすさ
• ③マニュアルの文字数をできるだけ多くし、分厚く立派な冊子に仕上げること
• ④業務の目的は書かずに、ただ作業の手順だけを機械的に羅列していくこと