機密文書の管理と受発信の一問一答

機密文書を保管する方法として、最も適切なものはどれか。

• ①誰でも自由に取り出せるよう、共用の棚に置いておくこと
• ②鍵のかかるキャビネットに収め、閲覧できる人を限定すること
• ③持ち出しやすいよう、各自の机の上にそのまま置いておくこと
• ④見た目を気にせず、種類を問わず一緒に保管しておくこと

不要になった機密文書を廃棄する際、最も適切な方法はどれか。

• ①そのままの状態にして、一般のごみ箱に捨ててしまうこと
• ②リサイクルのために、裏紙としてメモ用紙に再利用すること
• ③シュレッダーにかけ、内容が読み取れない状態にして廃棄する
• ④机の引き出しの中に、期限を決めずにそのまま入れておくこと

上司宛の「親展」と表示された郵便物を受け取った。秘書の対応として最も適切なものはどれか。

• ①秘書がまず開封し、内容を確認してから上司に渡すこと
• ②急ぎだと判断し、内容だけ先に他の社員に伝えておく
• ③親展の意味が分からないため、差出人に問い合わせる
• ④開封をせずに、そのままの状態で上司へお渡しすること

文書の受発信簿（文書台帳）を作成し管理することの役割として、最も適切なものはどれか。

• ①いつ、誰が、どの文書を受発信したかを記録し管理すること
• ②文書の内容を要約し、読む手間をすべて省くためだけの記録
• ③重要でない文書だけを選んで記載しておく簡易な帳簿
• ④社外の人にも自由に閲覧させるための公開記録というもの

電子メールで社外秘の情報を送信する際、秘書として注意すべきことは何か。

• ①急いでいるときは、宛先を確認せずにすぐに送信してよいこと
• ②宛先や添付ファイルを送信前によく確認し、誤送信を防ぐこと
• ③社外秘であっても、メールなら特別な配慮は不要であること
• ④宛先の候補が複数表示されたら、一番上を機械的に選ぶこと

FAXで機密性の高い文書を送信する際、秘書として留意すべきことは何か。

• ①番号を確認したうえで送信し、相手に受信の確認を取ること
• ②急いでいれば、番号の確認を省略して送信してもよいこと
• ③機密文書はFAXでは絶対に送信してはならないということ
• ④誰が受信するか分からなくても、そのまま送信してよいこと

社外への持ち出しが禁止されている機密文書の扱いとして、最も適切なものはどれか。

• ①急ぎの用件であれば、上司に無断で持ち出してもよいこと
• ②規程に従い、指定された場所の外へ持ち出さないこと
• ③信頼できる相手になら、コピーを渡してもよいこと
• ④終業後に自宅へ持ち帰り、自宅で作業を続けること

機密文書のコピー（複製）の管理に関する考え方として、最も適切なものはどれか。

• ①念のため多めにコピーを取り、余った分は放置しておくこと
• ②コピーした文書は原本と扱いを分け、管理しなくてよいこと
• ③必要な部数だけを作成し、複製した枚数も把握しておくこと
• ④誰でも自由にコピーできる状態にしておいてよいこと

文書に「社外秘」などの表示（マーキング）を行うことの意義として、最も適切なものはどれか。

• ①文書を実際より重要そうに見せかけるためだけの表示
• ②表示さえしておけば、保管方法は特に気にしなくてよいから
• ③社内の人には表示を隠し、社外の人にだけ見せるため
• ④文書の取扱い上の注意を、一目で分かるようにするため

取引先へ送るべき文書を誤って別の会社に送信してしまったことに気づいた。秘書の対応として最も適切なものはどれか。

• ①気づいた時点ですぐに上司へ報告し、対応を相談すること
• ②気づかれなければ問題ないと考え、そのままにしておくこと
• ③自分の判断だけで、送信先に削除を依頼して済ませること
• ④本来の送り先には、誤送信の事実を伝えないでおくこと