会議運営の高度な実務知識の一問一答

会議の目的による分類として、参加者から意見を出し合い新しい発想を生み出す会議を何というか。

• ①報告会議
• ②ブレインストーミング会議
• ③意思決定会議
• ④説明会議

少人数での議論を活発にしたい会議のレイアウトとして、最も適したものはどれか。

• ①円卓（ロの字型を含む）レイアウト
• ②スクール形式（学校の教室のような配置）
• ③シアター形式（座席を一方向に並べる配置）
• ④参加者全員を縦一列に並べる配置

会議における「ファシリテーター」の役割として、最も適切なものはどれか。

• ①自分の意見を積極的に主張し、結論を一方的に決めること
• ②出席者の発言をできるだけ制限し、静かに進行させること
• ③議論が円滑に進むよう、中立の立場で進行を支援すること
• ④会議の内容には関与せず、時間の管理だけを行うこと

オンライン会議中に一部の参加者の音声が聞き取りにくくなった。秘書として適切な対応はどれか。

• ①気づいても、会議の進行を止めないようそのままにしておく
• ②音声が悪い参加者には、発言をしないよう伝えてしまう
• ③自分の判断だけで、その参加者を会議から退出させる
• ④状況を確認し、必要に応じて機材の調整や再接続を案内する

会議の所要時間を設定する際の考え方として、最も適切なものはどれか。

• ①議題の内容や量を考慮せず、常に1時間で統一すること
• ②できるだけ長く確保しておけば、それだけで良い会議になること
• ③議題の内容や量を踏まえ、余裕を持った時間配分を検討すること
• ④終了時刻は決めず、話が終わるまで際限なく続けること

会議の資料を出席者へ事前に配布しておくことの意義として、最も適切なものはどれか。

• ①当日配布する手間を省くためだけの、単なる事務的な理由から
• ②資料の内容をすべて出席者に暗記させることを目的とするため
• ③会議に出席しなくてもよいという口実を出席者に与えるため
• ④出席者が事前に内容を把握し、当日の議論を充実させるため

取締役会などで作成された議事録の取り扱いに関する説明として、最も適切なものはどれか。

• ①定められた手続きに従い、出席者の署名等を得て内容を確定させる
• ②内容を確認せずに、作成した担当者だけの判断で確定させること
• ③議事録は単なる参考資料に過ぎず、確定の手続きなどは特に必要ない
• ④内容に誤りがあっても、後から訂正することは一切できないこと

会議終了後、秘書が行うべきフォローアップとして、最も適切なものはどれか。

• ①会議が終わった時点で、内容についてはすべて忘れてよいということ
• ②決定事項や今後の対応（ToDo）を整理し、関係者へ共有すること
• ③決定事項の共有は、聞かれた場合にだけ答えればよいということ
• ④自分にとって都合の良い内容だけを選んで共有すること自体

会議室の予約管理において、秘書として特に注意すべきことは何か。

• ①予約の記録は残さず、口頭でのやり取りだけで済ませてしまうこと
• ②空いていそうな部屋を、確認せずにそのまま使ってしまってよいこと
• ③一度予約したら、その後の変更や取り消しの連絡は不要であること
• ④他の予定と重複（ダブルブッキング）しないよう、随時確認すること

意思決定会議とブレインストーミング会議の違いに関する説明として、最も適切なものはどれか。

• ①両者は名称が違うだけのものであり、進め方に区別はないとされている
• ②ブレインストーミングでは、出た意見をその場ですぐ否定してよい
• ③意思決定会議は結論を出す場であり、自由な発想の場とは性質が異なる
• ④意思決定会議では、結論を出さずに終えることが望ましいとされる