文書保存期間の管理の一問一答

秘書が社内文書を管理するうえで、保存期間を定める目的として、最も適切なものはどれか。

• ①必要な文書を探しやすくしつつ、不要な文書を計画的に整理するため
• ②文書の量を増やしていくことで、会社の実績を対外的にアピールするため
• ③重要な文書ほど長く保存する必要がないことを、社内に周知するため
• ④保存期間を設けることによって、文書の内容を秘密にしやすくするため

文書を「保存期間が長いもの」から「短いもの」まで分類して管理する際の考え方として、最も適切なものはどれか。

• ①その重要度や、法令・社内規程で定めた基準に応じて期間を分けて管理する
• ②文書の枚数が多いものほど、保存期間を短く設定して管理していくこと
• ③作成した部署にかかわらず、すべての文書を一律の期間で管理していくこと
• ④文書を読む頻度の高い人の希望に合わせて、保存期間を決めて管理する

保存期間を過ぎた不要な文書を廃棄する際、秘書が特に注意すべきこととして、最も適切なものはどれか。

• ①文書に記載された個人情報や機密情報が漏れないよう、廃棄方法に配慮する
• ②廃棄の記録を残すと手間が増えるため、記録は一切残さないようにしておく
• ③文書の内容にかかわらず、保存期間を過ぎたら即日中にすべて廃棄すること
• ④廃棄の判断は秘書一人の裁量だけで決めてしまい、上司には確認しない

頻繁に参照する「現用文書（アクティブファイル）」の保管場所として、最も適切なものはどれか。

• ①担当者の手元や部署内など、すぐに取り出せる場所に保管しておくこと
• ②使用頻度にかかわらず、すべて倉庫などの遠隔地にまとめて保管すること
• ③誰が使う文書であっても、社外の第三者に預けて保管してもらうこと
• ④紛失を防ぐため、複数人が同時に使えないよう鍵をかけて厳重に隠すこと

使用頻度が下がった文書を「保存文書」として書庫などに移す際の実務として、最も適切なものはどれか。

• ①文書の種類や年度がわかるように分類し、目録（リスト）を作成して移す
• ②分類や目録の作成は省略してしまい、まとめて段ボールに詰めて保管する
• ③移した後は誰も参照しない前提で、探しやすさを考慮せずに詰め込んでおく
• ④重要な文書ほど目立たないよう、あえて分類名を記載せずに保管しておく

契約書や決算関連の重要書類など、法令上一定期間の保存が義務づけられている文書を扱う際、秘書が心がけるべきこととして、最も適切なものはどれか。

• ①定められた保存期間を確認し、期間中は確実に保存・管理できる状態を保つ
• ②重要な文書であるほど、早めに廃棄していき保管の手間を減らすようにする
• ③法令上の期間よりも自分の判断を優先し、不要と感じたら破棄してしまう
• ④保存期間の定めがある文書かどうかは、確認せずに一律に扱ってしまうこと

紙の文書をスキャンして電子データとして保存する場合に、秘書が留意すべきこととして、最も適切なものはどれか。

• ①元の紙文書と同様に、アクセス権限や保存期間の管理を適切に行う
• ②電子化すればどのような形式で保存しても、後から区別する必要はない
• ③電子データにした時点で、元の紙文書はただちにすべて廃棄してよい
• ④電子データは劣化しないため、バックアップを取る必要は一切ない

部署内で長年蓄積された文書が増えすぎて、どこに何があるかわかりにくくなっている。秘書が改善のために行うべきこととして、最も適切なものはどれか。

• ①保存期間が過ぎた文書を洗い出して整理し、分類ルールを見直す
• ②整理の手間を避けるため、新しい文書はすべて別の場所に保管する
• ③文書が多いこと自体が問題ではないため、そのままにしておく
• ④誰が見ても分かるよう、すべての文書を無条件で共有フォルダに置く

個人情報が記載された書類を廃棄する際に、シュレッダー処理以外で秘書が検討してよい方法として、最も適切なものはどれか。

• ①機密文書の溶解処理を請け負う専門業者に、記録を残して委託する
• ②内容が読み取れる状態のまま、一般ごみとしてまとめて出す
• ③情報を隠すため、黒いペンで一部の文字だけを塗りつぶして捨てる
• ④枚数が多いため、机の引き出しに保管期限を決めずにしまっておく

上司から「もう不要だと思うので、この書類を処分しておいて」と指示された。その書類に取引先との重要な契約条件が記載されていた場合、秘書がまずとるべき対応として、最も適切なものはどれか。

• ①保存期間や重要性に疑問がある場合は、廃棄可否を改めて上司に確認する
• ②指示された以上、内容を確認せずにそのまま指示どおり処分してしまうこと
• ③重要な文書だと感じても、指示に逆らわず黙って処分しておくようにする
• ④上司の指示よりも自分の判断を優先し、保存期間を決めて保管し続けること